Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ?
Un bureau virtuel permet aux entreprises de disposer d’une adresse physique et de services liés au bureau, sans les frais généraux d’un bail à long terme et de personnel administratif. Avec un bureau virtuel, les employés peuvent travailler de n’importe où tout en disposant d’une adresse postale, de services de réponse téléphonique, de salles de réunion et de vidéoconférences.
Comment fonctionnent les bureaux virtuels
Les bureaux virtuels fonctionnent comme une unité au service des clients mais n’existent pas en un lieu fixe. Ce type d’installation est particulièrement populaire auprès des start-ups et des petites entreprises qui souhaitent réduire leurs frais généraux au minimum. La création de logiciels et de services de productivité de bureau basés sur le web, tels que la vidéoconférence, a contribué à la croissance des bureaux virtuels.
Points clés à retenir
- Un bureau virtuel est une entreprise qui fonctionne comme une seule unité et dispose d’une adresse postale physique, mais qui n’existe pas dans un endroit précis.
- Le développement d’outils tels que la vidéoconférence et les services de messagerie a conduit à une utilisation accrue du bureau virtuel.
- Les coûts d’exploitation d’un bureau virtuel sont bien inférieurs à ceux d’un bureau traditionnel, et c’est pourquoi ce type d’installation est populaire parmi les petites entreprises et les jeunes pousses.
- Un bureau virtuel élargit les possibilités d’emploi pour les employés et les possibilités d’embauche pour les entreprises.
- Si le bureau virtuel est généralement moins coûteux pour les entreprises, certains services, comme la réponse téléphonique et la vidéoconférence, peuvent être d’un accès limité.
Un bureau virtuel peut également conduire à une plus grande productivité, car ses services libèrent les travailleurs des tâches administratives, ainsi que des trajets quotidiens. Chaque employé peut travailler à l’endroit le plus pratique et l’entreprise ne se limite pas à embaucher des employés qui vivent sur place.
Comme de plus en plus de personnes trouvent des moyens de travailler à distance, les avantages d’un bureau virtuel sont immédiatement perceptibles. Cependant, tout n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Pour certains, la planification de l’espace d’un bureau virtuel n’est pas différente des conflits d’horaires qui prennent beaucoup de temps et qui sont inhérents à un bureau physique.
Avantages et inconvénients d’un bureau virtuel
L’attrait d’un bureau virtuel pour les utilisateurs est double. Premièrement, le coût mensuel d’un bureau virtuel est bien inférieur à celui d’un bureau traditionnel. Après tout, il n’a pas à supporter les coûts de maintenance et d’entretien, et il n’a pas besoin d’être doté en personnel. Un bureau virtuel peut également être garanti par un bail au mois, ce qui offre une plus grande souplesse en cas de changement d’activité de l’utilisateur (pas d’attente de l’expiration d’un bail ni de frais de rupture de bail).
Les coûts d’utilisation d’un bureau virtuel peuvent être aussi bas que 50 dollars pour une cotisation et 250 dollars par mois ou plus pour une location au mois pour les services de base. Plus les services sont nombreux, plus le coût est élevé.
Deuxièmement, un bureau virtuel peut fournir une adresse postale, des services de réponse téléphonique et de vidéoconférence. Par conséquent, une petite entreprise peut paraître plus grande qu’elle ne l’est. Il peut également fournir une adresse physique (ou plusieurs adresses) pour que les utilisateurs puissent rencontrer des clients. Parfois, l’adresse peut conférer une aura de prestige à l’utilisateur d’un bureau virtuel, par exemple si l’adresse est un lieu ou une rue bien connue. Un service de réponse téléphonique professionnel peut avoir le même effet.
Certains des services offerts par un bureau virtuel nécessitent une planification préalable pour pouvoir être utilisés. Par exemple, de nombreuses formules prévoient une utilisation limitée des salles de conférence ou des services de téléconférence et de vidéoconférence limités. Les bureaux virtuels peuvent également avoir un accès limité la nuit et le week-end. Les utilisateurs peuvent trouver le manque de flexibilité limitant et gênant. Il existe également un risque de distractions liées au travail à domicile et, par conséquent, certains travailleurs peuvent ne pas être aussi productifs lorsqu’ils travaillent dans un environnement de bureau virtuel.