Qu’est-ce qu’une charge à payer ?
Une charge à payer est un terme comptable qui se réfère à une dépense comptabilisée dans les livres avant qu’elle ne soit payée ; la dépense est enregistrée dans la période comptable au cours de laquelle elle est encourue. Étant donné que les charges à payer représentent l’obligation d’une société d’effectuer des paiements futurs en espèces, elles figurent au bilan de la société en tant que passif à court terme ; les charges à payer sont également connues sous le nom de charges à payer. Une charge à payer n’est qu’une estimation, et sera probablement différente de la facture du fournisseur qui arrivera à une date ultérieure.
Selon la méthode de la comptabilité d’exercice, les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont engagées, et pas nécessairement lorsqu’elles sont payées. À moins qu’une dépense ne soit importante, elle n’est généralement pas comptabilisée car la comptabilité d’exercice exige le travail de plusieurs écritures de journal.
Points clés à retenir
- Les charges à payer sont comptabilisées dans les livres au moment où elles sont encourues, et non au moment où elles sont payées.
- La comptabilité d’exercice exige davantage d’écritures de journal que la simple comptabilité de caisse.
- La comptabilité d’exercice donne une image financière plus précise que la comptabilité de caisse.
Comprendre les charges à payer
Un exemple de charge à payer est lorsqu’une entreprise achète des fournitures à un vendeur mais n’a pas encore reçu de facture pour l’achat. D’autres formes de charges à payer comprennent les intérêts sur les prêts, les garanties sur les produits ou services reçus et les taxes ; toutes ces charges ont été encourues ou obtenues, mais pour lesquelles aucune facture n’a été reçue ni aucun paiement effectué. Les commissions, les salaires et les primes des employés sont comptabilisés dans la période où ils ont lieu, bien que le paiement effectif soit effectué dans la période suivante.
Lorsqu’une entreprise accumule des dépenses, sa part de factures impayées s’accumule également.
Les charges à payer sont le contraire des charges payées d’avance. Les charges payées d’avance sont des paiements effectués à l’avance pour des biens et des services qui devraient être fournis ou utilisés dans le futur. Alors que les charges à payer représentent des passifs, les charges payées d’avance sont comptabilisées à l’actif du bilan.
Exemple de charges à payer
Une entreprise paie les salaires de ses employés le premier jour du mois suivant pour les services reçus au cours du mois précédent. Ainsi, les employés qui ont travaillé tout le mois de novembre seront payés en décembre. Si, au 31 décembre, le compte de résultat de l’entreprise ne reconnaît que les paiements de salaires qui ont été effectués, les charges à payer des services des employés pour le mois de décembre seront omises.
Comme la société a effectivement engagé 12 mois de dépenses salariales, une écriture de journal de régularisation est enregistrée à la fin de l’exercice comptable pour la dépense du dernier mois. L’écriture de régularisation sera datée du 31 décembre et comportera un débit sur le compte de charges salariales du compte de résultat et un crédit sur le compte de dettes salariales du bilan.
Lorsque le service comptable de l’entreprise reçoit la facture correspondant au montant total des salaires dus, le compte fournisseurs est crédité. Les comptes créditeurs se trouvent dans la section du passif à court terme du bilan et représentent le passif à court terme d’une société. Une fois la dette réglée, le compte de dettes est débité et le compte de caisse est crédité.
Comptabilité d’exercice vs. comptabilité de caisse
Bien que la méthode de la comptabilité d’exercice soit exigeante en main-d’œuvre car elle nécessite une journalisation importante. Cette méthode permet de mesurer plus précisément les transactions et les événements d’une entreprise pour chaque période. Cette image plus complète aide les utilisateurs des états financiers à mieux comprendre la santé financière actuelle d’une entreprise et à prévoir sa situation financière future.
La comptabilité d’exercice diffère de la comptabilité de caisse, qui n’enregistre les événements et les transactions financières que lorsque des espèces sont échangées – ce qui entraîne souvent une surestimation et une sous-estimation des revenus et des soldes des comptes.