Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?
Une facture pro forma est une facture préliminaire de vente envoyée aux acheteurs avant l’expédition ou la livraison des marchandises. La facture décrit généralement les articles achetés et fournit d’autres informations importantes, telles que le poids et les frais de transport. Pro forma, du latin « pour la forme » ou « par souci de forme », les factures entrent souvent en jeu dans les transactions internationales, notamment pour les formalités douanières à l’importation.
Points clés à retenir
- Les factures pro forma sont envoyées aux acheteurs avant l’expédition ou la livraison de biens ou de services.
- La plupart des factures pro forma fournissent à l’acheteur un prix de vente précis.
- Il n’existe pas de directives dictant la présentation ou le format exact d’une facture pro forma
- Une facture pro forma ne nécessite que des informations suffisantes pour permettre aux douanes de déterminer les droits nécessaires à partir d’un examen général des marchandises incluses.
Comment fonctionne une facture pro forma
Une facture pro forma diffère d’une simple offre de prix car il s’agit d’un accord contraignant, bien que les conditions de vente puissent être modifiées. Les entreprises de pratiquement tous les secteurs utilisent les factures pro forma pour satisfaire à leur processus interne d’approbation des achats. Les factures pro forma rationalisent le processus de vente en éliminant les allers-retours supplémentaires après l’exécution d’une vente, car toutes les conditions ont été convenues d’avance.
La plupart des factures pro forma fournissent à l’acheteur un prix de vente précis. Il comprend une estimation des commissions ou frais éventuels, tels que les taxes applicables ou les frais d’expédition. Bien que la facture pro forma puisse être modifiée, elle représente une estimation de bonne foi pour éviter d’exposer l’acheteur à des frais inattendus et importants une fois la transaction finalisée.
Une entreprise peut envoyer une facture pro forma avant d’expédier tout produit convenu ou avec les articles expédiés. Bien qu’elle contienne les détails exacts des coûts associés à la vente, il ne s’agit pas d’une demande officielle de paiement. Aucune directive ne dicte la présentation ou le format exact d’une facture pro forma, et celle-ci peut ou non ressembler à d’autres factures commerciales.
Considérations particulières
Des documents spécifiques sont requis avant que les marchandises puissent passer la douane aux États-Unis. Une facture commerciale traditionnelle doit contenir des informations importantes telles que l’acheteur et le vendeur, une description des marchandises, la quantité, la valeur de tous les articles expédiés et le lieu de l’achat.
Une facture pro forma ne nécessite que des informations suffisantes pour permettre aux douanes de déterminer les droits nécessaires à partir d’un examen général des marchandises incluses. Si une entreprise utilise une facture pro forma pour la douane, elle doit présenter une facture commerciale dans un délai de 120 jours.
Exemple de facture pro forma
Si les parties ont déjà conclu une vente, une facture commerciale l’enregistre. Si la transaction n’a pas encore eu lieu, l’entreprise vendeuse peut utiliser une facture pro forma. Une entreprise peut également utiliser une facture pro forma si les termes du contrat de vente précisent que le paiement intégral n’est pas dû tant que l’acheteur n’a pas reçu certaines marchandises.
Par exemple, un client d’une boulangerie peut accepter le prix d’un gâteau sur la facture pro forma, et le boulanger livrera le gâteau une fois qu’il sera prêt. Le client paiera à la réception de la facture. Le montant final de la facture sera identique ou proche du montant figurant sur la facture pro forma.