Que sont les indemnités journalières ?
Les indemnités journalières sont des indemnités journalières versées aux employés pour couvrir les frais encourus lors d’un voyage d’affaires. Les dépenses professionnelles comprennent généralement le logement, le transport, la nourriture et toute autre dépense accessoire. Les indemnités journalières – le terme latin pour « par jour » – peuvent également faire référence à un système de rémunération structurel dans lequel un employé est payé à la journée, par opposition à l’heure ou au mois.
Points clés à retenir
- Les indemnités journalières sont des indemnités journalières versées aux employés pour couvrir les frais encourus lors d’un voyage d’affaires.
- Les indemnités journalières sont utiles lorsque les employés cumulent des dépenses professionnelles annuelles comme le logement, les repas, les déplacements, etc.
- Les entreprises peuvent proposer des indemnités journalières sous forme de cartes de crédit d’entreprise, de couverture totale ou partielle des dépenses ou de tarifs journaliers fixes.
- La plupart des entreprises utilisent le taux standard fixé par le gouvernement fédéral comme ligne directrice pour leurs indemnités journalières.
Comprendre les indemnités journalières
Les indemnités journalières sont utiles pour certaines fonctions qui nécessitent de nombreux déplacements, ce qui oblige les employés à accumuler des dépenses professionnelles annuelles telles que l’hébergement, les repas, les déplacements, etc. Les entreprises ont mis en place différents systèmes pour couvrir ces dépenses :
- Cartes de crédit d’entreprise: Certaines entreprises délivrent des cartes de crédit à leurs employés. Cela leur permet de payer immédiatement leurs dépenses professionnelles pendant leur travail sans avoir à engager de dépenses personnelles.
- Couverture totale ou partielle des dépenses : Si certaines entreprises couvrent l’intégralité des dépenses de leurs salariés, d’autres ne proposent que des indemnités journalières pour des dépenses partielles, notamment pour le logement, la nourriture et les déplacements.
- Montants fixes: De nombreuses entreprises offrent à leurs employés un taux journalier fixe et spécifique. Les employés sont censés couvrir tout ou partie de leurs frais grâce à cette indemnité journalière.
Le paiement d’indemnités journalières fait également référence à la structure des indemnités reçues par certains travailleurs. Les travailleurs bénéficiant d’une structure d’indemnités journalières reçoivent leur salaire à la journée ou en fonction de la quantité de travail effectuée. Ces types de travailleurs ont généralement des contrats temporaires ou de courte durée, par opposition aux emplois à temps plein. Les travailleurs du secteur de la santé et les enseignants suppléants sont des exemples de travailleurs bénéficiant d’un régime d’indemnités journalières.
Considérations particulières
Les indemnités journalières de la plupart des employés du gouvernement fédéral sont fixées par la General Services Administration (GSA) des États-Unis. Les entreprises ayant une politique de paiement d’indemnités journalières pour les dépenses professionnelles utilisent ce taux fédéral comme ligne directrice. Les taux standard pour les voyages nationaux et internationaux entrent en vigueur le 1er octobre de chaque année. Bien que les taux fixés par le gouvernement américain soient basés sur le coût de la vie dans la ville d’une entreprise, il peut fixer ses taux à un niveau supérieur ou inférieur au taux standard.
Les indemnités journalières supérieures au taux normal exigent que l’employé paie l’impôt sur l’excédent. Le paiement excédentaire est inclus dans la case 12 du formulaire W-2. Si l’employeur ne présente pas une déclaration de frais professionnels dans un délai de 60 jours, l’impôt est généralement payé sur le montant total de l’indemnité journalière.
Les employés sont tenus de payer des impôts sur tout montant supérieur au taux journalier standard.
Les indemnités journalières ne font pas partie du salaire d’un employé si le paiement est égal ou inférieur au taux fédéral des indemnités journalières et si l’employé remet un rapport de frais professionnels à son employeur. Les paiements sont généralement comptabilisés comme un revenu non imposable pour les employés et figurent séparément du revenu imposable sur le formulaire W-2. La déclaration de frais professionnels doit être présentée à l’employeur dans les 60 jours suivant la fin du voyage et doit détailler l’objet du voyage, la date et le lieu, ainsi que les reçus des dépenses couvertes.
Indemnités journalières pour les travailleurs indépendants
Les travailleurs indépendants ne peuvent utiliser qu’un tarif journalier pour le coût des repas. Comme les autres salariés, les travailleurs indépendants doivent tenir un registre des notes de frais indiquant la date, le lieu et l’objet du voyage d’affaires. Ils peuvent également être tenus de conserver les reçus, mais s’ils ne le sont pas, il est toujours bon de les conserver.
Types d’indemnités journalières
Les entreprises gèrent différemment les indemnités journalières. Comme indiqué ci-dessus, elles peuvent émettre des cartes de crédit, couvrir des dépenses totales ou partielles, proposer des tarifs fixes ou exiger des employés qu’ils couvrent leurs dépenses de leur poche pour les rembourser ultérieurement.
Les indemnités journalières peuvent couvrir totalement ou partiellement les frais professionnels. Les entreprises peuvent utiliser un tarif journalier pour le logement et les repas, ou un tarif journalier pour couvrir uniquement les repas. Une indemnité journalière partielle, par exemple, peut s’élever à 100 $ pour couvrir uniquement les repas, tandis que les frais de logement et les frais accessoires sont payés de leur propre chef. Certaines entreprises versent des indemnités journalières en émettant des chèques à l’ordre de l’employé pour indiquer qu’elles sont distinctes de ses revenus.
Taux fixes
Une entreprise qui applique une méthode d’indemnité journalière fixe pour les frais professionnels paie généralement à l’employé un montant fixe par jour. Par exemple, un per diem pour un consultant en technologies de l’information (TI) travaillant pour la semaine dans une autre ville pourrait être de 200 $ par jour – 100 $ pour le logement, 50 $ pour la nourriture et 50 $ pour les frais accessoires.
Les frais accessoires sont des coûts qui ne sont pas spécifiquement identifiés mais qui sont déterminés à la discrétion des employés. Les frais accessoires peuvent comprendre les coûts de transport, de blanchisserie, d’Internet, de service de chambre, de pourboires pour les serveurs, etc. Si un employé utilise sa voiture personnelle lors d’un voyage d’affaires, il sera remboursé selon le taux de remboursement du kilométrage de l’Internal Revenue Service (IRS) – un taux facultatif utilisé pour calculer les coûts déductibles de l’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles.
Dépenses personnelles
Dans les cas où les employés sont tenus de payer leurs dépenses à l’avance et par eux-mêmes, les entreprises leur demandent généralement de présenter des demandes de remboursement. Si les demandes de remboursement des frais sont approuvées, les entreprises remboursent les frais professionnels de leurs employés. Cette méthode prend beaucoup plus de temps, car elle exige du personnel qu’il examine les demandes et les reçus, qu’il approuve ou refuse les demandes de remboursement et qu’il effectue les paiements aux employés.
Avantages des indemnités journalières
Les entreprises qui utilisent le paiement anticipé des indemnités journalières et/ou les cartes de crédit d’entreprise épargnent à leurs employés le temps et les tracas liés à la conservation et au classement des reçus. Si le paiement a été couvert par une indemnité journalière et que le coût est inférieur au montant de l’indemnité journalière, le paiement est approuvé sans qu’il soit nécessaire de présenter des documents. Si le coût des repas alloué à l’employé est de 100 $ par jour, tout montant dépensé à hauteur ou en dessous de 100 $ pour la nourriture par jour n’a pas besoin de reçus d’entreprise. Toutefois, si l’employé dépense plus que ce montant pour la nourriture, les reçus devront être déposés auprès de son service des ressources humaines (RH).
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