L' »indemnité journalière » ou taux journalier est un montant fixe de remboursement versé aux employés pour le logement, les repas et les frais accessoires encourus au cours d’un voyage d’affaires. Les taux sont fixés chaque année par la General Services Administration (GSA) pour les destinations à l’intérieur des États-Unis continentaux ; les taux pour les destinations non étrangères (par exemple, Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) sont fixés par le ministère de la défense et les taux pour les destinations étrangères (partout en dehors des États-Unis et de ses territoires) sont établis par le département d’État.
Si vous voyagez pour affaires ou si vos employés sont en déplacement, il est important de comprendre le per diem, qui offre une alternative au remboursement basé sur des notes de frais détaillées et nécessite une comptabilité moins élaborée. Nous répondons ici aux questions que vous pourriez vous poser sur les indemnités journalières, leur fonctionnement et leurs implications fiscales.
Que couvre l’indemnité journalière ?
La GSA répartit les indemnités journalières en deux catégories :
- Repas et frais accessoires (M&IE)
- Hébergement
Repas et frais accessoires
La catégorie des repas et frais accessoires (M&IE) couvre tous les repas (petit déjeuner, déjeuner et dîner), le service en chambre, la blanchisserie, le nettoyage à sec, le repassage des vêtements, ainsi que les honoraires et pourboires des personnes qui fournissent des services, tels que les serveurs de nourriture et les porteurs de bagages. Les indemnités journalières pour les repas varient en fonction du lieu et sont réparties en six catégories.
Les grandes villes ont généralement un niveau d’indemnités journalières maximum de 76 dollars ; les petites villes qui accueillent d’importants déplacements professionnels ont des indemnités journalières qui se situent entre les niveaux 2 et 5 (56 à 71 dollars). Les régions qui ne sont pas habituellement visitées par les voyageurs d’affaires ont le taux minimum de 55 $.
Frais d’hébergement
La catégorie de l’hébergement couvre les hébergements pour la nuit, tels que les hôtels, les motels, les auberges, les centres de villégiature et les appartements. Un tarif journalier distinct est fixé pour le M&IE et l’hébergement pour chaque lieu. Par exemple, pour l’année fiscale 2020, les indemnités journalières pour Atlanta se situent entre 157 et 156 dollars pour l’hébergement et 66 dollars pour la catégorie M&E. Pour Chicago, les tarifs d’hébergement varient entre 125 et 229 dollars, selon le mois, et l’indemnité journalière de logement et d’hébergement est de 76 dollars.
Pourquoi les taux diffèrent-ils selon le lieu ?
Les indemnités journalières sont basées sur le coût de la vie d’une région. Les indemnités journalières dans les grandes villes, comme Chicago, New York et Los Angeles, sont plus élevées que dans les zones non métropolitaines, car les biens et services y sont généralement plus chers. Les tarifs d’hébergement peuvent également varier d’un mois à l’autre en fonction de l’offre et de la demande. Le per diem d’hébergement le plus élevé à New York, par exemple, coïncide avec l’automne, la saison qui attire le plus de touristes et de voyageurs d’affaires. Les indemnités journalières sont mises à jour chaque année et entrent en vigueur le 1er octobre, premier jour de l’exercice financier du gouvernement fédéral.
Trouver des tarifs pour chaque lieu
Demandez aux services des ressources humaines ou de la comptabilité de votre employeur des tarifs spécifiques, ou consultez les informations sur le site web de la GSA, où vous pouvez effectuer une recherche par ville, état ou code postal pour l’année fiscale en cours (du 1er octobre au 30 septembre). Si vous souhaitez consulter le prochain exercice fiscal ou tout autre exercice depuis 1997, effectuez une recherche par État et sélectionnez l’année appropriée dans le menu déroulant. Cliquez sur « Trouver les tarifs journaliers » pour afficher les résultats, qui sont ventilés par destination principale, comté, logement maximum par mois, et repas et frais accessoires (M&IE).
Si vous recherchez une région qui n’est pas couverte par les tableaux de la GSA (par exemple, Hawaï, qui ne fait pas partie de la zone continentale des États-Unis), deux liens apparaîtront qui vous dirigeront vers le site web approprié : le ministère de la défense pour les voyages non étrangers (Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) et le département d’État pour toutes les destinations étrangères.
Le tarif journalier standard
Un taux standard de 55 $ par jour pour le M&IE et un taux standard de 96 $ par jour pour l’hébergement (l’année fiscale 2020) s’applique à tout endroit qui n’a pas un taux spécifié dans les tables de la GSA. Cela vaut pour tous les États de la zone continentale des États-Unis.
Utilisation par les employeurs des taux de l’ASG
Si la plupart des entreprises utilisent les tarifs journaliers fixés par la GSA, elles peuvent recourir à d’autres méthodes de remboursement. Par exemple, les employeurs peuvent utiliser la méthode IRS high-flow, qui établit un taux journalier fixe pour les lieux à coûts élevés (par exemple, New York, Chicago et le district de Columbia), et un taux fixe pour tous les autres lieux. Pour les voyages effectués à partir du 1er octobre 2019, le taux est de 297 $ (71 $ si M&IE uniquement) pour les voyages dans toute zone à coûts élevés et de 200 $ (60 $ M&IE) pour les voyages dans toute autre zone des États-Unis continentaux.
Taxes sur les remboursements d’indemnités journalières
Les indemnités journalières ne sont pas considérées comme des salaires et ne sont donc pas imposables, pour autant qu’elles remplissent certaines conditions. Vous serez assujetti à l’impôt si l’une des conditions suivantes est remplie :
- Le paiement est supérieur au taux journalier fédéral autorisé
- Vous n’avez pas déposé de note de frais auprès de votre employeur
- Votre note de frais n’indiquait pas la date, l’heure, le lieu, le montant et l’objet de la dépense
- Votre employeur vous a accordé une indemnité journalière et n’a pas exigé de note de frais.
Si l’une des situations ci-dessus est vraie, votre indemnité journalière sera considérée comme un salaire et sera soumise à la retenue de l’impôt sur le revenu et à l’impôt sur les salaires. Le montant sera déclaré par votre employeur sur votre formulaire W-2. Si votre indemnité journalière est supérieure au taux fédéral autorisé, seul le montant excédentaire sera considéré comme un salaire.
Pour justifier votre voyage et les dépenses connexes, vous devrez tenir un registre indiquant les jours où vous avez voyagé pour affaires, l’endroit où vous êtes allé et le but du voyage. Remarque : si vos déplacements professionnels durent plus d’un an dans un même lieu – même s’ils impliquent deux ou plusieurs missions distinctes – vous ne pouvez pas bénéficier de l’exonération fiscale prévue par les règles relatives aux indemnités journalières. Pour éviter des conséquences fiscales défavorables, consultez votre conseiller fiscal avant d’entreprendre un voyage d’affaires prolongé.
Per Diem comme alternative salariale
Les indemnités journalières n’étant pas imposables, certaines personnes peuvent se poser la question suivante : « Puis-je accepter un salaire inférieur avec indemnités journalières au lieu d’un salaire supérieur sans indemnités journalières ? La réponse est « non ». Les politiques d’indemnités journalières ne peuvent pas être créées de manière à ce que ce qui devrait être payé soit étiqueté comme autre chose – dans ce cas, les indemnités journalières.
Les indemnités journalières permettent de rembourser les employés qui voyagent pour affaires. Les taux varient selon le lieu et la période de l’année et sont répartis en deux catégories : logement et repas et frais accessoires (M&IE). Tant que vos paiements n’excèdent pas le taux fédéral maximum des indemnités journalières, ils ne sont pas imposables ; si les indemnités journalières dépassent les limites fédérales, tout excédent sera imposé comme un revenu ordinaire.
Les taux des indemnités journalières peuvent changer chaque année et la législation fiscale relative aux indemnités journalières peut être compliquée. Consultez un spécialiste fiscal qualifié si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la politique d’indemnités journalières de votre entreprise.