Si vous travaillez en tant que travailleur indépendant ou entrepreneur indépendant, la plupart de vos clients devraient vous demander de remplir le formulaire W-9 de l’IRS, Request for Taxpayer Identification Number and Certification. Ce formulaire aide les entreprises à recevoir de leurs fournisseurs des informations clés afin de préparer les déclarations de renseignements pour l’IRS. Les entreprises doivent produire des déclarations de renseignements à l’aide du formulaire 1099-MISC chaque fois qu’elles paient un travailleur indépendant ou un entrepreneur indépendant pour un montant total de 600 $ ou plus au cours de l’année (voir l’objectif des formulaires 1099).
Vos clients utiliseront les informations figurant sur votre W-9 pour inscrire votre nom, votre raison sociale, votre adresse et votre numéro d’identification de contribuable (NIC) sur le 1099-MISC qu’ils déposent à votre sujet. Ils enverront une copie du 1099-MISC à l’IRS et une autre copie à vous fin janvier, après la fin de l’année fiscale.
Il existe d’autres circonstances pour lesquelles on pourrait vous demander de remplir un W-9 :
- certaines transactions immobilières
- les intérêts hypothécaires payés
- l’acquisition ou l’abandon de biens garantis
- l’annulation de la dette
- les cotisations à un régime de retraite individuel (IRA)
(Pour en savoir plus sur ses utilisations – et quand vous devriez vous interroger sur le fait d’avoir à en signer une – lisez L’objectif du formulaire W-9).
Instructions étape par étape
Le formulaire W-9 est l’un des formulaires les plus faciles à remplir pour l’IRS, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous vous indiquerons la marche à suivre pour le remplir.
Étape 1 : Inscrivez votre nom tel qu’il figure sur votre déclaration d’impôts. Facile, n’est-ce pas ?
Étape 2 : Indiquez votre raison sociale ou le nom de l' »entité ignorée », s’il est différent du nom que vous avez indiqué à l’étape 1. Par exemple, vous êtes peut-être une entreprise individuelle, mais à des fins de marketing, vous n’utilisez pas votre nom personnel comme raison sociale ; vous « faites des affaires » sous un autre nom. Vous devez saisir ce nom ici. Quant à la partie « entité ignorée », si vous ne savez pas de quoi il s’agit, vous n’en êtes probablement pas une. Le type d’entité ignorée le plus courant est la société à responsabilité limitée à un seul associé.
Étape 3 : Quel type d’entreprise êtes-vous pour la classification fiscale fédérale : entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, trust/état, société à responsabilité limitée ou « autre » ? Cochez la case appropriée. Si vous n’êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise individuelle, car vous auriez dû remplir beaucoup de papiers pour devenir l’une des autres entités.
Étape 4 : Exemptions. Il y a de fortes chances que vous laissiez ces cases vides. Voici quelques exceptions :
1. Les bénéficiaires qui sont exemptés de la retenue d’impôt de réserve, tels que les sociétés (dans la plupart des cas), peuvent avoir besoin d’entrer un code dans la case « Code du bénéficiaire exempté ». Les instructions du formulaire W-9 énumèrent les bénéficiaires exemptés et leurs codes, ainsi que les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés qui remplissent un formulaire W-9 pour la réception de paiements d’intérêts ou de dividendes, par exemple, doivent entrer le code « 5« .
2. Les bénéficiaires qui sont exemptés de déclaration en vertu de la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) pourraient devoir entrer un code dans la case « Code d’exemption de déclaration FATCA ». Aucune de ces cases ne s’appliquera à l’entrepreneur indépendant ou au travailleur indépendant type.
Étape 5 : Indiquez votre adresse, la ville, l’État et le code postal. Que faire si votre adresse personnelle est différente de votre adresse professionnelle ? Quelle adresse devez-vous indiquer sur le formulaire W-9 ? Utilisez l’adresse que vous utiliserez dans votre déclaration d’impôts. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue un bureau, mais que vous remplissez votre déclaration d’impôts en utilisant votre adresse personnelle, indiquez votre adresse personnelle sur le formulaire W-9 pour que l’IRS n’ait pas de difficultés à faire correspondre vos 1099 avec votre formulaire 1040.
Étape 6 : Dans cette étape facultative, vous pouvez fournir le nom et l’adresse du demandeur. Vous voudrez peut-être remplir cette case pour garder une trace de la personne à qui vous avez fourni votre numéro d’identification fiscale.
Étape 7 : L’IRS appelle cette section « Partie I », ce qui doit vous faire vous demander quelles sont toutes ces étapes que vous venez de franchir. Ici, vous devez fournir le numéro d’identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro individuel de sécurité sociale (SSN) si vous êtes une entreprise individuelle, soit votre numéro d’identification d’employeur (EIN) si vous êtes un autre type d’entreprise. Certaines entreprises individuelles ont également un EIN, mais l’IRS préfère que les propriétaires uniques utilisent leur SSN sur le formulaire W-9. Là encore, il sera plus facile de faire correspondre les numéros 1099 que vous recevrez avec votre déclaration d’impôts, que vous remplirez sous votre numéro de sécurité sociale.
Que faire si votre entreprise est nouvelle et n’a pas de numéro EIN ? Vous pouvez toujours remplir le formulaire W-9. L’IRS vous conseille de demander votre numéro et d’écrire « applied for » dans l’espace prévu pour le NIE. Vous voudrez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, en attendant, vous serez soumis à une retenue de garantie. Vous pouvez demander un NIE sur le site web de l’IRS. Pour en savoir plus sur la retenue d’impôt de réserve, reportez-vous aux instructions ci-dessous pour l’étape 8, partie II.
Étape 8 : Dans la partie II, vous devez attester de la véracité de toutes vos informations avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Si vous mentez intentionnellement sur un formulaire fiscal, vous risquez de devoir payer une amende ou d’aller en prison ; l’IRS ne plaisante pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations que vous devez attester de la véracité de vos informations, sous peine de parjure :
1. Le numéro indiqué sur ce formulaire est mon numéro d’identification de contribuable correct (ou j’attends qu’un numéro me soit attribué).
Si vous envisagiez d’utiliser un numéro d’identification fiscale « emprunté », volé ou inventé, réfléchissez à deux fois avant de mentir sous serment.
2. Je ne suis pas soumis à la retenue de garantie parce que : (a) je suis exonéré de la retenue d’impôt de réserve, ou (b) l’Internal Revenue Service (IRS) ne m’a pas notifié que je suis soumis à la retenue d’impôt de réserve en raison d’un défaut de déclaration de tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l’IRS m’a notifié que je ne suis plus soumis à la retenue d’impôt de réserve.
La plupart des contribuables sont exemptés de la retenue d’impôt de réserve. Si vous n’avez aucune idée de ce dont parle l’IRS, vous êtes probablement exonéré. Si vous n’êtes pas exonéré, l’IRS vous en aura informé, et l’entreprise qui vous paie doit le savoir car elle est tenue de retenir l’impôt sur votre salaire à un taux forfaitaire de 24 % et de l’envoyer à l’IRS. Soit dit en passant, vous connaissez maintenant une autre bonne raison de ne pas tricher sur votre déclaration d’impôts : Vous pourriez devoir en parler à un futur client, et cela pourrait faire réfléchir l’entreprise à deux fois sur vous. Le point c) dit en gros que si vous avez déjà été soumis à la retenue d’impôt de réserve mais ne l’êtes plus, personne n’a besoin de le savoir.
3. Je suis un citoyen américain ou une autre personne américaine.
Si vous êtes un étranger résident, vous êtes libre. L’IRS considère également comme « U.S. person » : un partenariat, une société, une entreprise ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis ; une succession nationale ; et un trust national. Si votre entreprise est une société de personnes qui a un partenaire étranger, des règles spéciales s’appliquent ; lisez-les dans les instructions relatives au formulaire W-9. Si vous n’êtes pas un citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.
4. Le(s) code(s) FATCA saisi(s) sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté de la déclaration FATCA est(sont) correct(s).
Vous n’aurez probablement pas à vous préoccuper de cette question, qui concerne la loi sur le respect de la législation fiscale relative aux comptes étrangers.
Quelques points supplémentaires avant de signer
Le formulaire W-9 vous indique de rayer le point 2 ci-dessus si l’IRS vous a notifié que vous êtes actuellement soumis à une retenue à la source de réserve parce que vous n’avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes dans votre déclaration de revenus.
Vous pouvez biffer le point 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d’une transaction immobilière. Le point 2 ne s’applique pas dans ce cas, et il importe donc peu que vous soyez soumis à une retenue d’impôt de réserve.
Maintenant, si vous lisez attentivement les petits caractères dans les instructions W-9, il semble indiquer que la plupart des personnes ne sont pas du tout tenues de signer ce formulaire. Vous n’êtes généralement tenu de le signer que si l’IRS vous a notifié que vous avez précédemment fourni un NIT incorrect. Toutefois, hormis les aspects techniques, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement comme incomplet ou non valable si vous ne l’avez pas signé, et bonne chance pour essayer de la convaincre du contraire.
Renvoi du formulaire
Renvoyez votre formulaire W-9 rempli à l’entreprise qui vous a demandé de le remplir. Dans l’idéal, vous le remettrez en personne pour limiter votre exposition au vol d’identité, mais cette méthode n’est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sûr. Si vous devez envoyer le formulaire par courrier électronique, vous devez crypter le document et votre message électronique et vérifier trois fois que vous avez la bonne adresse électronique du destinataire avant d’envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous aider dans cette tâche, mais vérifiez leur réputation avant de leur confier vos documents.
Le fait de fournir des informations précises sur votre formulaire W-9 permettra de garantir que les paiements que vous recevez – ou les autres transactions qui nécessitent ce formulaire – sont correctement déclarés à l’IRS. Si vous n’êtes pas sûr de certains éléments, comme la classification correcte de votre entreprise, consultez votre comptable ou un autre conseiller financier.