Comment remplir le formulaire W-4 en 2020

Quelle est la bonne façon de remplir un formulaire W-4 ? Il s’agit du formulaire fiscal appelé « attestation de retenue à la source de l’employé W-4 » que votre employeur vous remet lorsque vous commencez un nouvel emploi. Si les formulaires fiscaux vous remplissent de terreur – vous ne les comprenez pas, vous avez peur de ce qui se passera si vous faites une erreur – continuez à lire. Cet article vous explique ce qu’est un W-4 et vous montre, ligne par ligne, comment remplir le formulaire, qui a été complètement remanié en 2020. 

Points clés à retenir

• La façon dont vous remplissez le formulaire W-4 de l’IRS, Employee’s Withholding Allowance Certificate, détermine le montant de l’impôt que votre employeur retiendra sur votre chèque de paie.
• Vous devez remplir le formulaire avec précision afin que le montant exact de l’impôt sur le revenu soit retenu sur votre salaire, sinon vous risquez de devoir payer l’IRS au moment de la déclaration d’impôts.
• Le formulaire W-4 a été entièrement revu en 2020 et comporte désormais cinq sections au lieu de sept ; la raison de cette refonte était d’améliorer la clarté pour les contribuables qui remplissent le formulaire.

À quoi sert le formulaire W-4 ?

Vous remplissez un formulaire W-4 afin que votre employeur retienne le montant exact de l’impôt sur le revenu sur vos chèques de paie. Si vous avez un comptable ou un autre préparateur fiscal, confirmez vos décisions avec lui avant de lui remettre le formulaire.

La façon dont vous remplissez le formulaire W-4, Certificat de retenue à la source de l’employé, détermine le montant de l’impôt que votre employeur retiendra sur votre salaire. Votre employeur envoie l’argent qu’il retient sur votre chèque de paie à l’Internal Revenue Service (IRS), avec votre nom et votre numéro de sécurité sociale (SSN). Votre retenue à la source est prise en compte pour le paiement de la facture annuelle d’impôt sur le revenu que vous calculez lorsque vous remplissez votre déclaration d’impôt en avril. C’est pourquoi un formulaire W-4 demande des informations d’identification, telles que votre nom, votre adresse et votre numéro de sécurité sociale. 

Vous pouvez demander une exonération de retenue à la source si vous n’avez pas dû d’impôt au cours de l’année précédente et si vous prévoyez de n’avoir aucune obligation fiscale l’année suivante. 

Modifications du formulaire W-4 pour 2020

L’IRS a mis en place une nouvelle version du formulaire W-4 en 2020, la première refonte majeure du formulaire depuis la signature de la loi sur les réductions d’impôts et l’emploi (TCJA) en décembre 2017 ; la TCJA a apporté des changements majeurs à la retenue à la source pour les employés. 

En fait, la refonte du W-4 et les changements fiscaux intervenus depuis la TCJA peuvent être une raison de revoir le W-4 que vous avez déposé lors de votre première visite chez votre employeur et de voir si vous devez y apporter des modifications. Une autre raison de revoir votre W-4 : ce que vous apprenez lorsque vous remplissez vos formulaires d’impôt sur le revenu actuels, surtout si vous découvrez que vous n’avez pas suffisamment retenu sur votre salaire et que vous devez maintenant de l’argent à l’IRS. Il est également utile de mettre à jour votre W-4 chaque fois que vous avez un grand changement de vie. Par exemple, l’ajout d’un enfant, un mariage ou un divorce, ou si vous commencez un travail indépendant en parallèle.

La version 2020 du formulaire W-4 élimine la possibilité de demander des allocations personnelles. Auparavant, le formulaire W-4 était accompagné d’une feuille de calcul des allocations personnelles pour vous aider à déterminer le nombre d’allocations à demander. Plus vous demandiez d’allocations, moins l’employeur retenait d’argent sur votre salaire et moins vous en demandiez, plus votre employeur retenait d’argent. Auparavant, les allocations étaient vaguement liées aux exemptions personnelles et pour personnes à charge demandées sur votre formulaire fiscal. Bien que la déduction standard ait été doublée à la suite de la TCJA, les exemptions personnelles et pour personnes à charge ont été supprimées.

Le nouveau formulaire vise à faciliter la procédure tant pour les employés qui remplissent le formulaire que pour les employeurs qui prélèvent des impôts. Il comporte cinq sections à remplir, contre sept dans la version antérieure à 2020. 

Comment lire et remplir le formulaire W-4 : un guide étape par étape

Toutes les pages du formulaire W-4 sont disponibles sur le site web de l’IRS. 

Si vous êtes célibataire ou marié à un conjoint qui ne travaille pas, que vous n’avez pas de personnes à charge, que vous n’avez qu’un seul emploi et que vous ne demandez pas de crédits ou de déductions d’impôt (autres que la déduction standard), il est très simple de remplir un formulaire W-4. À partir de 2020, il vous suffira d’indiquer vos nom, adresse, numéro de sécurité sociale, état d’avancement de la demande, et de signer et dater le formulaire. 

Si votre situation fiscale est plus complexe, vous devrez fournir des informations sur les personnes à charge, les revenus de votre conjoint, les revenus supplémentaires et les éventuels crédits et déductions d’impôt que vous comptez demander. 

Voici comment remplir le formulaire.

Étape 1 : Fournir vos informations

Indiquez vos nom, adresse, état de dépôt et numéro de sécurité sociale. Facile. Votre employeur a besoin de votre numéro de sécurité sociale pour que, lorsqu’il envoie à l’IRS l’argent qu’il a retenu sur votre chèque de paie, ce paiement soit correctement appliqué à votre facture annuelle d’impôt sur le revenu. Une fois cette étape franchie, les déclarants individuels dont la situation fiscale est simple, comme décrit ci-dessus, n’ont plus qu’à signer et dater le formulaire et le tour est joué. 

Tous les autres devront faire quelques pas de plus.

Si vous ne soumettez pas du tout le formulaire W-4, l’IRS exige que votre employeur effectue une retenue au taux le plus élevé.

Étape 2 : Ajouter plusieurs emplois ou un conjoint qui travaille

Passez à la deuxième étape si vous avez plus d’un emploi ou si vous êtes marié et que votre conjoint travaille. Si tel est votre cas, vous avez trois possibilités parmi lesquelles vous pouvez en choisir une.

Option A

Utilisez l’estimateur de retenue d’impôt en ligne de l’IRS et incluez l’estimation à l’étape quatre (expliquée ci-dessous) le cas échéant. 

Option B

Remplissez la feuille de travail « Emplois multiples », qui se trouve à la page 3 du formulaire W-4, et inscrivez le résultat à l’étape 4(c), qui est expliquée ci-dessous. Elle figure à la page 3 du formulaire W-4, que votre employeur aurait dû vous remettre, ou vous pouvez la télécharger à partir de l’IRS. L’IRS conseille de ne remplir la feuille de calcul que sur un seul formulaire W-4 et de n’inscrire le résultat que pour l’emploi le plus rémunérateur, afin d’obtenir la retenue la plus précise possible.  

Lorsque vous remplissez la feuille de travail « Emplois multiples », la première chose que vous devez différencier est de savoir si vous avez deux emplois (vous et votre conjoint) ou trois ou plus. Si vous et votre conjoint avez tous deux un seul emploi, vous remplirez la ligne 1 du formulaire. De même, si vous avez deux emplois et que votre conjoint ne travaille pas, vous remplirez également la ligne 1.

Afin de remplir correctement la ligne 1, vous devez utiliser les graphiques fournis à la page 4 du formulaire W-4. Ces graphiques sont séparés par statut de déclaration, vous devrez donc sélectionner le graphique correct en fonction de la manière dont vous déclarez vos impôts. La colonne de gauche indique les montants en dollars pour le conjoint qui gagne le plus d’argent et la ligne du haut indique les montants en dollars pour le conjoint qui gagne le moins d’argent. 

Prenons par exemple le cas d’une personne mariée qui dépose une demande conjointe. En supposant que le conjoint A gagne 80 000 $ par an et que le conjoint B gagne 50 000 $ par an, le conjoint A devra sélectionner 8 420 $ (l’intersection de la ligne 80 000 $ – 99 999 $ de la colonne de gauche et de la colonne 50 000 $ – 59 999 $ de la ligne du haut) pour remplir la ligne 1 de la feuille de calcul des emplois multiples.

Si vous avez trois emplois ou plus combinés, entre vous et votre conjoint, vous devrez remplir la deuxième partie de la feuille de travail « Emplois multiples ». Sélectionnez d’abord votre emploi le plus rémunérateur et le deuxième emploi le plus rémunérateur. Utilisez les graphiques de la page 4 pour calculer le montant à ajouter à la ligne 2a de la page 3. Cette étape est identique à l’exemple ci-dessus, sauf que vous utilisez le deuxième emploi le plus rémunérateur comme « emploi moins rémunérateur ». 

Ensuite, vous devrez additionner les salaires de vos deux emplois les plus élevés. Utilisez ce chiffre pour l' »emploi le mieux rémunéré » sur le graphique de la page 4, tout en utilisant les salaires du troisième emploi comme « emploi le moins bien rémunéré ». Inscrivez le montant du graphique à la ligne 2b de la page 3, et additionnez les lignes 2a et 2b pour compléter 2c. 

Par exemple, supposons que le conjoint A a deux emplois qui rapportent 50 000 et 15 000 dollars, tandis que le conjoint B a un emploi qui rapporte 40 000 dollars. Le conjoint A inscrirait 3 570 $ sur la ligne 2a (l’intersection de la ligne 50 000 $ – 59 999 $ de la colonne de gauche et de la colonne 40 000 $ – 49 999 $ de la ligne du haut). En additionnant 50 000 $ et 40 000 $ pour obtenir un total de 90 000 $, le conjoint A inscrira 3 260 $ sur la ligne 2c (l’intersection de la ligne 80 000 $ – 99 999 $ de la colonne de gauche et de la colonne 10 000 $ – 19 999 $ de la ligne du haut). En additionnant ces deux montants, on obtient 6 830 $ pour la ligne 2c.

Vous devez inscrire le nombre de périodes de paie dans une année à l’emploi le plus rémunérateur à la ligne 3 de la feuille de travail des emplois multiples. Par exemple, 12 pour un emploi mensuel, 26 pour un emploi bihebdomadaire ou 52 pour un emploi hebdomadaire. Divisez le montant annuel indiqué à la ligne 1 (pour deux emplois) ou à la ligne 2c (pour trois emplois ou plus) par le nombre de périodes de paie. Inscrivez ce chiffre à la ligne 4 de la feuille de travail « Emplois multiples » ainsi qu’à la ligne 4c du formulaire W-4.

Option C

Cochez la case de l’option C s’il n’y a que deux emplois au total et faites de même sur le W-4 pour l’autre emploi également. Le choix de cette option est judicieux si les deux emplois ont une rémunération similaire, sinon l’impôt retenu à la source peut être plus élevé que nécessaire. 

Étape 3 : Ajouter des personnes à charge

Si vous avez des personnes à charge, remplissez la troisième étape pour déterminer votre droit au crédit d’impôt pour enfants et au crédit pour autres personnes à charge. Les contribuables célibataires qui gagnent moins de 200 000 $ ou les personnes mariées déclarant conjointement qui gagnent moins de 400 000 $ peuvent bénéficier du crédit d’impôt pour enfants.  

Techniquement, la définition de l’IRS d’une personne à charge est assez compliquée (voir la publication 501 de l’IRS pour plus de détails), mais la réponse courte est que c’est un enfant admissible ou un parent admissible qui vit avec vous et que vous soutenez financièrement. 

Multipliez le nombre d’enfants admissibles de moins de 17 ans par 2 000 $ et le nombre d’autres personnes à charge par 500 $. Ajoutez la somme de ces deux montants à la troisième ligne. 

Étape 4 : Ajout d’autres ajustements

Dans cette section, l’IRS veut savoir si vous souhaitez qu’un montant supplémentaire soit retenu sur votre salaire. « Bien sûr que non. Vous prenez déjà assez de mon argent », pensez-vous. Mais les informations que vous avez fournies dans les sections précédentes pourraient avoir pour conséquence que votre employeur retienne trop peu d’impôt sur votre salaire au cours de l’année. S’il retient trop peu d’impôts, vous vous retrouverez en avril avec une grosse facture d’impôts et peut-être des pénalités et des intérêts pour paiement insuffisant. Dans ce cas, dites à votre employeur de retenir un montant supplémentaire sur chaque chèque de paie afin d’éviter que cela ne se produise.

Comment savoir si cela pourrait se produire ? Une cause probable est que vous percevez des revenus importants déclarés sur le formulaire 1099, qui est utilisé pour les intérêts, les dividendes ou les revenus d’un travail indépendant – aucun impôt sur le revenu n’est retenu sur ces sources de revenus. Vous devrez peut-être aussi utiliser cette section si vous travaillez toujours, mais que vous recevez des prestations de retraite d’un emploi précédent ou des prestations de retraite de la sécurité sociale.

La quatrième étape d’un W-4 vous permet de faire retenir des montants supplémentaires en remplissant une ou plusieurs des trois sections suivantes :

4(a)

Si vous prévoyez de gagner des revenus « non professionnels » non soumis à la retenue à la source, tels que des dividendes ou des comptes de retraite, indiquez le montant dans cette section. 

4(b)

Remplissez cette section si vous prévoyez de demander des déductions (telles que des déductions détaillées) autres que la déduction standard et si vous souhaitez réduire votre retenue. Pour estimer vos déductions pour 2020, utilisez la feuille de calcul des déductions fournie à la page trois du formulaire W-4. 

4(c)

Cette section vous permet de faire retenir sur votre paie tout impôt supplémentaire que vous souhaitez à chaque période de paie, y compris tout montant figurant sur la feuille de calcul des emplois multiples, ci-dessus, si cela vous concerne. 

Étape 5 : Signer et dater le formulaire

Si la signature et la datation d’un W-4 est l’étape la plus facile, elle n’est pas moins importante que les autres. Le formulaire dit : « Sous peine de parjure, je déclare avoir examiné ce certificat et, à ma connaissance, il est vrai, correct et complet ». Vous devez signer votre nom sous cette déclaration, où il est écrit : « Signature de l’employé ». Ensuite, entrez la date à droite. Elle n’est pas valable tant que vous ne l’avez pas fait. 

Quand vous avez besoin d’un nouveau W-4

En général, votre employeur n’enverra pas le formulaire W-4 à l’IRS. Après l’avoir utilisé pour déterminer votre retenue, l’entreprise le déposera. Vous ne devez remplir le nouveau formulaire W-4 que si vous commencez un nouvel emploi en 2020 ou si vous souhaitez modifier le montant de la retenue sur votre salaire. 

Vous pouvez modifier votre retenue à tout moment en soumettant un nouveau W-4 à votre employeur.

Les situations dans lesquelles vous pourriez avoir besoin de changer votre W-4 sont les suivantes : se marier ou divorcer, ajouter un enfant à votre famille ou prendre un deuxième emploi. Vous pouvez également présenter un nouveau formulaire W-4 si vous découvrez que vous avez retenu trop ou trop peu de cotisations l’année précédente lors de l’établissement de votre déclaration d’impôts annuelle et que vous pensez que votre situation sera similaire pour l’année fiscale en cours. Vos modifications W-4 prendront effet au cours de la prochaine ou des trois prochaines périodes de paie, après que votre entreprise aura mis à jour vos informations dans le système de paie.

Considérations particulières pour un formulaire W-4

Si vous commencez un emploi au milieu de l’année et que vous n’avez pas été employé plus tôt dans l’année, voici une astuce fiscale qui peut vous faire économiser de l’argent : Si vous ne serez pas employé plus de 245 jours dans l’année, demandez par écrit à votre employeur d’utiliser la méthode de la partie d’année pour calculer votre retenue à la source. La formule de base de la retenue à la source suppose un emploi toute l’année. Si vous n’utilisez pas la méthode de l’année partielle, vous aurez trop retenu et vous devrez attendre la période d’imposition pour récupérer l’argent. 

Il est important de remplir correctement un formulaire W-4 car l’IRS exige que les gens paient des impôts sur leurs revenus progressivement tout au long de l’année. Si vous avez trop peu d’impôts retenus à la source, vous pourriez devoir une somme étonnamment importante à l’IRS en avril, plus les intérêts et les pénalités pour avoir sous-payé vos impôts au cours de l’année.

Dans le même temps, si vous avez trop d’impôts retenus à la source, votre budget mensuel sera plus serré qu’il doit l’être. En outre, vous accorderez au gouvernement un prêt sans intérêt alors que vous pourriez épargner ou investir cet argent supplémentaire et obtenir un rendement – et vous ne récupérerez pas vos impôts payés en trop avant l’année suivante, lorsque vous ferez votre déclaration d’impôts et que vous serez remboursé. À ce moment-là, l’argent peut sembler être une manne et vous pourriez l’utiliser moins judicieusement que s’il était arrivé progressivement avec chaque paie.