La durée de conservation de vos relevés bancaires et de cartes de crédit dépend de la façon dont vous les recevez.
- Si vous n’avez pas de compte bancaire en ligne et que vous recevez quand même des relevés bancaires par la poste, conservez le papier pendant 12 mois.
- Si vous avez un compte bancaire en ligne et que vous ne recevez pas de relevés papier, vous pourrez consulter ou imprimer vos dossiers chaque fois que vous en aurez besoin. Les banques conservent leurs dossiers accessibles pendant beaucoup plus d’un an.
Quoi qu’il en soit, vous devriez revoir vos relevés au moins une fois par mois pour vous assurer qu’ils ne contiennent pas de mauvaises surprises.
Quand vous avez besoin des dossiers
Environ deux tiers des Américains utilisent aujourd’hui la banque numérique, soit via une application téléphonique, soit sur un ordinateur personnel. Plus de la moitié continuent cependant à recevoir leurs relevés bancaires et de cartes de crédit par courrier. Il n’est pas surprenant que les consommateurs plus âgés soient beaucoup plus enclins à préférer les documents papier.
Il peut y avoir une certaine satisfaction à voir le morceau de papier que vous avez signé, bien que cette documentation n’existe pas pour les achats électroniques.
En tout état de cause, que vous disposiez d’un système de classement sur papier ou que vous accédiez à vos dossiers en ligne, il peut arriver un moment où vous aurez besoin de vos anciennes déclarations pour plusieurs raisons.
Points clés à retenir
- La plupart des relevés bancaires doivent rester accessibles sous forme papier ou électronique pendant un an, après quoi ils peuvent être déchiquetés.
- Tout ce qui a trait à la fiscalité, comme les preuves de dons de charité, doit être conservé pendant au moins trois ans.
- Dans tous les cas, vérifiez votre dernier relevé au moins une fois par mois afin de déceler toute erreur ou fraude.
Combien de temps devez-vous conserver vos relevés ?
Si vous n’avez pas choisi de ne pas recevoir de relevés bancaires mensuels par courrier, conservez-les pendant au moins un an. Si votre compte est uniquement en ligne, vérifiez chaque mois les dépôts et les retraits pour vous assurer qu’ils sont corrects.
Si vous êtes doué pour la saisie de données, vous pouvez également enregistrer vos revenus et vos dépenses dans un programme de comptabilité ou un tableur.
Au bout d’un an, il est possible de déchiqueter et de jeter le papier, à une grande exception près : Tout ce qui documente une déduction fiscale doit être conservé pendant au moins trois ans. L’IRS affirme qu’il remonte rarement plus loin que cela dans les audits, bien qu’il se réserve la possibilité de le faire.
Si votre compte est en ligne, les documents seront soit archivés en ligne, soit disponibles sur commande spéciale auprès de la banque ou de l’institution financière. American Express, par exemple, conserve en ligne et consultable pendant trois ans les opérations effectuées sur son compte. Les utilisateurs de la Chase Bank peuvent accéder à sept années d’activité du compte.
Pourquoi vous devriez conserver les déclarations
L’accès à un registre de vos récents achats, paiements de factures et dépôts de salaires est nécessaire pour un certain nombre de raisons, notamment comme preuve de paiement en cas de litige.
Vous devriez examiner régulièrement l’activité de votre compte bancaire pour y déceler des preuves de vol d’identité et de fraude par carte de débit. Les relevés permettent de vérifier l’existence d’une activité illicite et servent à recouvrer les éventuels dommages-intérêts.
A des fins fiscales
Vous aurez peut-être besoin de vos relevés bancaires lorsque vous ferez vos déclarations de revenus afin de vérifier vos revenus et vos dépenses, comme les contributions à des œuvres de bienfaisance et les frais professionnels.
Les relevés de compte bancaire confirmant des achats ou des paiements importants peuvent également valoir la peine d’être conservés. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’une preuve d’achat pour déposer une réclamation d’assurance ou utiliser une garantie.
Vous pouvez déchiqueter les reçus des guichets automatiques bancaires (GAB) une fois que vous les avez rapprochés de vos relevés de compte. Les bordereaux de dépôt et de retrait peuvent être déchiquetés une fois que les transactions sont vérifiées avec le relevé mensuel.
Déclarations en ligne ou sur papier
De nombreuses banques tiennent des relevés mensuels en ligne pendant au moins cinq ans et ces relevés sont facilement accessibles via leurs applications et sites bancaires en ligne. Ces relevés sont généralement disponibles en format imprimable. Des résumés des informations sur les transactions sont souvent disponibles pour téléchargement.
Vous pourrez peut-être obtenir de votre banque des relevés sur papier remontant à plusieurs années. Certaines banques facturent des frais de recherche et d’impression pour ce service, car il ne peut être effectué au niveau de l’agence. Les relevés plus anciens sont traités par un service d’arrière-guichet.
Pour des raisons de sécurité, il est préférable de conserver les relevés bancaires sur papier dans un coffre-fort à l’épreuve du feu, dans un endroit sûr. Les relevés électroniques doivent être conservés dans un fichier protégé par un mot de passe.
Utilisez une protection par mot de passe pour les fichiers électroniques. Les relevés sur papier doivent être conservés dans un endroit sûr, à l’épreuve du feu et facilement accessible.
Déchiquetage des documents
Il peut sembler plus facile de conserver vos dossiers pour toujours plutôt que de consacrer du temps à les organiser. Mais ce n’est pas une bonne idée, surtout parce que les voleurs d’identité risquent de les obtenir.
Les documents qui doivent être déchiquetés sont les suivants
- Relevés de cartes de crédit : Conservez-les pendant 60 jours, sauf s’ils comportent des dépenses liées aux impôts. Dans ce cas, conservez-les pendant au moins trois ans.
- Talons de chèque : Faites-les correspondre à votre W-2 une fois par an, puis déchiquettez-les.
- Factures de services publics : Conservez-les pendant un an au maximum.
- Déclarations et reçus fiscaux : Tout comme les relevés de carte de crédit à des fins fiscales, conservez-les dans vos dossiers pendant au moins trois ans.
- Les polices d’assurance habitation et automobile : Déchiquetez les anciennes lorsque vous recevez de nouvelles polices.
- Relevés d’hypothèque et travaux d’amélioration de l’habitat : Déchiquetez-les lorsque vous vendez la maison.
Comment déchiqueter vos documents
Lorsque vous êtes prêt à vous débarrasser de vos relevés bancaires, assurez-vous de les déchiqueter. Le simple fait de les déchirer en deux n’empêchera pas les voleurs d’identité de rassembler vos informations personnelles. Les déchiqueteuses sont désormais petites, portables et bon marché.
Si votre volume de papier est énorme, vous pouvez acheter des services de broyage. Certaines banques déchiquettent gratuitement vos relevés de compte sur demande.