Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document commercial horodaté qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur. Si les biens ou les services ont été achetés à crédit, la facture précise généralement les conditions de la transaction et fournit des informations sur les modes de paiement disponibles.
Les types de factures peuvent comprendre un reçu papier, une facture de vente, une note de débit, une facture de vente ou un enregistrement électronique en ligne.
Points clés à retenir
- Une facture est un document qui enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur, tel qu’un reçu papier d’un magasin ou un enregistrement en ligne d’un détaillant en ligne.
- Les factures sont un élément essentiel des contrôles et audits internes de la comptabilité.
- Les frais figurant sur une facture doivent être approuvés par le personnel de gestion responsable.
- Les factures décrivent généralement les conditions de paiement, les coûts unitaires, les frais d’expédition et de manutention, ainsi que toute autre condition mentionnée au cours de la transaction.
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Les bases d’une facture
Une facture doit indiquer qu’il s’agit d’une facture au recto. Elle possède généralement un identifiant unique appelé numéro de facture, qui est utile pour les références internes et externes. Une facture contient généralement les coordonnées du vendeur ou du prestataire de services au cas où il y aurait une erreur relative à la facturation.
Les conditions de paiement peuvent être indiquées sur la facture, ainsi que les informations relatives aux éventuels rabais, aux détails de paiement anticipé ou aux frais financiers imposés pour les paiements tardifs. Elle présente également le coût unitaire d’un article, le total des unités achetées, les frais de transport, de manutention et d’expédition, ainsi que les taxes associées, et elle indique le montant total dû.
Les entreprises peuvent choisir d’envoyer simplement un relevé de fin de mois comme facture pour toutes les transactions en cours. Si tel est le cas, le relevé doit indiquer qu’aucune facture ultérieure ne sera envoyée. Historiquement, les factures ont été enregistrées sur papier, souvent en plusieurs exemplaires, de sorte que l’acheteur et le vendeur ont chacun une trace de la transaction pour leurs propres dossiers. Actuellement, les factures générées par ordinateur sont assez courantes. Elles peuvent être imprimées sur papier à la demande ou envoyées par courrier électronique aux parties d’une transaction. Les enregistrements électroniques permettent également de faciliter la recherche et le tri de transactions particulières ou de dates spécifiques.
Une facture pro forma est une facture préliminaire de vente envoyée aux acheteurs avant l’expédition ou la livraison des marchandises. La facture décrit généralement les articles achetés et fournit d’autres informations importantes telles que le poids et les frais de transport. Les factures pro forma entrent souvent en jeu dans les transactions internationales, notamment pour les besoins des douanes à l’importation.
Une facture pro-forma est un accord contraignant, bien que les conditions de vente soient susceptibles d’être modifiées.
L’importance de la date de facturation
La date de la facture représente l’heure et la date horodatées auxquelles les marchandises ont été facturées et la transaction officiellement enregistrée. La date de la facture contient donc des informations essentielles concernant le paiement, car elle dicte la durée du crédit et la date d’échéance de la facture. Ceci est particulièrement crucial pour les entités offrant un crédit, comme net 30. La date d’échéance réelle de la facture est généralement 30 jours après la date de la facture. De même, les entreprises qui offrent à leurs clients la possibilité de retourner des articles ont généralement un délai basé sur un certain nombre de jours depuis la preuve d’achat, comme indiqué sur la facture.
Facturation électronique
Depuis l’avènement de l’ère informatique, il est plus facile pour les particuliers et les entreprises de se fier à la facturation électronique comme alternative aux documents papier. La facturation électronique, ou e-facturation, est une forme de facturation électronique permettant de générer, de stocker et de contrôler les documents liés aux transactions entre les parties et de garantir le respect des termes de leurs accords.
Ces documents électroniques peuvent comprendre des factures et des reçus, des bons de commande, des notes de débit et de crédit, des conditions et instructions de paiement et des bordereaux de versement. Les factures numériques sont normalement envoyées par courrier électronique, page web ou application. Les avantages sont notamment les suivants :
- Permanence et résistance aux dommages physiques
- Facilité de recherche et de tri pour les noms, termes ou dates spécifiques
- Amélioration de l’auditabilité
- La possibilité d’imprimer ou de reproduire sur demande
- La capacité de collecte de données et d’intelligence économique
- Réduction de l’utilisation du papier
La facturation électronique comprend plusieurs technologies et options de saisie et est utilisée comme un terme général pour décrire toute méthode par laquelle une facture est présentée électroniquement à un client pour paiement. Plusieurs normes de facturation électronique, telles que EDIFACT et UBL, ont été développées dans le monde entier pour faciliter leur adoption et leur efficacité.
Factures et comptes à payer
Les factures permettent de suivre la vente d’un produit à des fins de contrôle des stocks, de comptabilité et de fiscalité, ce qui permet de suivre les comptes fournisseurs et les obligations similaires dues. De nombreuses entreprises expédient le produit et attendent le paiement à une date ultérieure, de sorte que le montant total dû devient un compte créditeur pour l’acheteur et un compte débiteur pour le vendeur.
De nos jours, les factures sont transmises par voie électronique, plutôt que sur support papier. En cas de perte d’une facture, l’acheteur peut en demander une copie au vendeur. L’utilisation d’une facture représente la présence d’un crédit, car le vendeur a envoyé un produit ou fourni un service sans recevoir d’argent liquide au préalable.
Les factures sont différentes des bons de commande, qui sont créés avant qu’un client ne commande un bien ou un service.
Factures et contrôles internes
Les factures sont un élément essentiel des contrôles internes de la comptabilité. Les frais figurant sur une facture doivent être approuvés par le personnel de gestion responsable. Sinon, une facture est mise en correspondance avec un bon de commande, et après rapprochement des informations, le paiement est effectué pour les transactions approuvées. Un cabinet d’audit s’assure que les factures sont saisies dans la période comptable appropriée lors de la vérification de la coupure des dépenses.