Qu’est-ce qu’un journal ?
Un journal est un compte détaillé qui enregistre toutes les transactions financières d’une entreprise, à utiliser pour le rapprochement futur des comptes et le transfert d’informations vers d’autres registres comptables officiels, tels que le grand livre général. Un journal indique la date d’une transaction, les comptes concernés et les montants, généralement selon une méthode de comptabilité en partie double.
Points clés à retenir
- Un journal est un relevé détaillé de toutes les transactions effectuées par une entreprise.
- Le rapprochement des comptes et le transfert des informations vers d’autres registres comptables se font à l’aide des informations enregistrées dans un journal.
- Lorsqu’une transaction est enregistrée dans le journal d’une entreprise, elle est généralement enregistrée selon une méthode en partie double, mais peut également être enregistrée selon une méthode de comptabilité en partie simple.
- La méthode en partie double reflète les changements dans deux comptes après qu’une opération a eu lieu ; une augmentation dans un compte et une diminution dans le compte correspondant.
- La comptabilité en partie simple est rarement utilisée et ne permet de noter les changements que dans un seul compte.
- Dans le monde de la finance, on utilise également un journal qui détaille les transactions effectuées par un investisseur et les raisons de ces transactions.
Comprendre un journal
Pour les besoins de la comptabilité, un journal est un enregistrement physique ou un document numérique conservé sous forme de livre, de tableur ou de données dans un logiciel de comptabilité. Lorsqu’une transaction commerciale est effectuée, un comptable saisit la transaction financière sous la forme d’une écriture de journal. Si la dépense ou le revenu affecte un ou plusieurs comptes d’entreprise, l’écriture de journal le détaillera également.
La journalisation est une partie essentielle de la tenue objective des dossiers et permet des examens concis et le transfert des dossiers plus tard dans le processus de comptabilité. Les journaux sont souvent examinés dans le cadre d’un processus de commerce ou d’audit, en même temps que le grand livre général.
Les informations typiques qui sont enregistrées dans un journal comprennent les ventes, les dépenses, les mouvements de trésorerie, les stocks et les dettes. Il est conseillé d’enregistrer ces informations au moment où elles se produisent plutôt que plus tard, afin qu’elles soient enregistrées avec précision et sans aucune approximation à une date ultérieure.
Il est non seulement important pour le succès d’une entreprise de disposer d’un journal précis, en repérant les erreurs et en établissant correctement le budget, mais il est également impératif de le faire lors de la déclaration d’impôts.
Utilisation de la comptabilité en partie double dans les journaux
La comptabilité en partie double est la forme de comptabilité la plus courante. Elle affecte directement la manière dont les journaux sont tenus et dont les écritures sont enregistrées. Toute opération commerciale est constituée d’un échange entre deux comptes.
Cela signifie que chaque entrée de journal est enregistrée sur deux colonnes. Par exemple, si un propriétaire d’entreprise achète pour 1 000 $ de stocks en espèces, le comptable enregistre deux transactions dans une écriture de journal. Le compte de caisse diminue de 1 000 $, et le compte d’inventaire, qui est un actif circulant, augmente de 1 000 $.
Utilisation de la comptabilité en partie unique dans les journaux
La comptabilité en partie unique est rarement utilisée dans la comptabilité et les affaires. C’est la forme de comptabilité la plus élémentaire et elle est établie comme un chéquier, en ce sens qu’il n’y a qu’un seul compte utilisé pour chaque écriture de journal. Il s’agit d’un simple total courant des entrées et des sorties de fonds.
Si, par exemple, un propriétaire d’entreprise achète pour 1 000 dollars de stocks en espèces, le système à entrée unique enregistre une réduction de 1 000 dollars en espèces, le solde final total étant inférieur à ce montant. Il est possible de séparer les revenus et les dépenses en deux colonnes afin qu’une entreprise puisse suivre le total des revenus et des dépenses, et pas seulement le solde de clôture global.
Le journal de l’investissement et du commerce
Un journal est également utilisé dans le secteur du financement des investissements. Pour un investisseur individuel ou un gestionnaire professionnel, un journal est un registre complet et détaillé des transactions effectuées dans les propres comptes de l’investisseur, qui est utilisé à des fins fiscales, d’évaluation et d’audit.
Les traders utilisent des journaux pour tenir une chronique quantifiable de leurs performances commerciales dans le temps afin de tirer les leçons des succès et des échecs passés. Bien que les performances passées ne soient pas un prédicteur des performances futures, un trader peut utiliser un journal pour tirer le meilleur parti possible de son historique de négociation, y compris les éléments émotionnels expliquant pourquoi un trader a pu aller à l’encontre de la stratégie qu’il avait choisie.
Le journal contient généralement un registre des opérations rentables et non rentables, des listes de surveillance, des registres avant et après la mise sur le marché, des notes sur les raisons de l’achat ou de la vente d’un investissement, etc.