Comment les dépenses payées d'avance sont-elles enregistrées dans le compte de résultat ?

Les charges payées d’avance ne sont pas enregistrées dans un compte de résultat au départ. Au lieu de cela, les charges payées d’avance sont initialement enregistrées au bilan, puis, lorsque l’avantage de la charge payée d’avance est réalisé, ou lorsque la charge est engagée, elle est comptabilisée dans le compte de résultat. 

Lorsqu’une entreprise paie d’avance une dépense, celle-ci est comptabilisée comme un actif prépayé au bilan, avec une écriture simultanée qui réduit la trésorerie de l’entreprise (ou compte de paiement) du même montant. La plupart des charges payées d’avance figurent au bilan comme un actif circulant, sauf si la charge ne doit être engagée qu’après 12 mois, ce qui est rare.

Ensuite, lorsque la charge est engagée, le compte de charges payées d’avance est réduit du montant de la charge et la charge est comptabilisée dans le compte de résultat de l’entreprise dans la période où elle a été engagée.

L’assurance est-elle considérée comme une dépense prépayée ?

L’une des formes les plus courantes de frais payés d’avance est l’assurance, qui est généralement payée à l’avance. Par exemple, la société ABC paie une prime de 12 000 dollars pour l’assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants pour l’année à venir. La société paie la police à l’avance et passe ensuite chaque mois une écriture de régularisation pour comptabiliser les frais d’assurance encourus. L’écriture initiale, où l’on débite le compte de frais payés d’avance et où l’on crédite le compte utilisé pour payer les frais, le souhaite :

Puis, au bout d’un mois, la compagnie fait une écriture de régularisation pour l’assurance utilisée. L’entreprise débite le compte de charges approprié et crédite le compte de charges payées d’avance pour réduire la valeur de l’actif. L’ajustement mensuel pour la société ABC serait de 12 000 $ divisé par 12 mois, soit 1 000 $ par mois. L’écriture de régularisation à la fin de chaque mois apparaîtrait comme suit :

Le loyer comme dépense prépayée ?

Les entreprises peuvent payer le loyer par anticipation pendant des mois pour obtenir une réduction, ou bien le propriétaire peut exiger un paiement anticipé étant donné le crédit du locataire. Dans les deux cas, disons que l’entreprise XYZ paie son loyer six mois à l’avance, pour un montant total de 24 000 dollars. L’entrée initiale est la suivante :

Ensuite, à la fin de chaque mois, le compte de loyer prépayé, qui figure sur le bilan, est réduit du montant du loyer mensuel, qui est de 24 000 $ divisé par six mois, soit 4 000 $ par mois. Dans le même temps, l’entreprise comptabilise une charge locative de 4 000 $ dans le compte de résultat. Ainsi, l’écriture de régularisation mensuelle apparaîtrait comme suit :

Autres dépenses payées d’avance

Les dépenses supplémentaires qu’une entreprise peut payer d’avance comprennent les intérêts et les impôts. Les intérêts payés à l’avance peuvent survenir lorsqu’une entreprise effectue un paiement avant la date d’échéance. Dans l’intervalle, certaines entreprises paient des impôts avant leur échéance, par exemple un paiement d’impôt estimé en fonction de ce qui pourrait être dû à l’avenir. D’autres dépenses payées d’avance moins courantes peuvent inclure la location d’équipement ou les services publics.

À titre d’exemple, prenons la société Company Build Inc. qui a loué un équipement pour un travail de construction. L’entreprise a payé 1 000 $ le 1er avril 2019 pour louer une pièce d’équipement pour un travail qui sera effectué en un mois. L’entreprise comptabiliserait la transaction initiale comme suit :

Ensuite, lorsque l’équipement est utilisé et que la dépense réelle est engagée, l’entreprise passe l’écriture suivante pour réduire le compte d’actif prépayé et faire apparaître la dépense de location dans le compte de résultat :

Qu’il s’agisse d’assurance, de loyer, de services publics ou de toute autre dépense payée d’avance, elle doit être enregistrée dans le compte d’actif prépayé approprié. Ensuite, à la fin de chaque période, ou lorsque la dépense est effectivement engagée, une écriture de régularisation doit être passée pour réduire le compte d’actif prépayé et reconnaître (créditer) la dépense de revenu appropriée, qui apparaîtra alors dans le compte de résultat.

Pourquoi les dépenses payées d’avance ne figurent-elles pas initialement dans le compte de résultat ?

Les dépenses payées d’avance ne sont pas incluses dans le compte de résultat selon les principes comptables généralement reconnus (GAAP). En particulier, le principe de correspondance des GAAP, qui exige une comptabilité d’exercice. La comptabilité d’exercice exige que les recettes et les dépenses soient déclarées dans la même période que celle où elles ont été engagées, peu importe le moment où les espèces ou l’argent changent de mains. Autrement dit, les dépenses doivent être comptabilisées au moment où elles sont engagées. Ainsi, les charges payées d’avance ne sont pas comptabilisées dans le compte de résultat lorsqu’elles sont payées, car elles n’ont pas encore été engagées.