Si vous avez besoin de faire authentifier un document, une solution simple et gratuite peut souvent être trouvée dans l’agence la plus proche de votre banque. Un document est notarié lorsqu’un tiers, appelé notaire, vérifie votre identité, vous voit signer le document et, dans certains cas, vous demande de jurer ou d’affirmer que les faits figurant dans le document sont véridiques. La notarisation couvre presque tous les types de documents juridiques, y compris les lettres d’indemnisation.
Comme les banques traitent de nombreux documents qui doivent être notariés, il est courant que certains employés de banque soient notaires et que la banque offre des services notariaux gratuits à ses clients. Si vous n’êtes pas client, il se peut que des frais vous soient facturés ou qu’on vous conseille de vous adresser à votre propre banque.
Comment fonctionne la notarisation
Le processus de notarisation est généralement simple. Vous présentez un document à un notaire et le signez en sa présence. Ensuite, le notaire authentifie officiellement le document en utilisant un tampon officiel, inscrit la date et ajoute sa propre signature. Le notaire demande généralement à voir une pièce d’identité avec photo pour vérifier que vous êtes bien la personne dont il certifie la signature sur le document. Le notaire confirmera également que vous comprenez la signification de ce que vous signez et que vous le faites intentionnellement.
Si presque tous les documents peuvent être notariés, les plus courants sont les déclarations sous serment, les procurations, les actes de fiducie, les contrats de location, les copies certifiées conformes, les désignations de bénéficiaires pour les comptes de retraite, les billets à ordre et les actes de vente de véhicules automobiles.
L’importance du notaire témoin de votre signature
Lorsque vous avez un document notarié, le notaire certifie votre identité et que vous êtes la personne qui signe le document notarié. Pour cette raison, le notaire doit vous assister en tant que signataire du document. Cela signifie que vous ne devez pas le signer avant d’avoir vu le notaire. Les notaires prêtent le serment légal de ne pas authentifier de document sans avoir été témoins de sa signature par la partie appropriée.
Si vous signez un document par erreur à l’avance, vous devrez peut-être revenir avec une copie non signée du document. Après vous avoir vu signer la copie, le notaire comparera cette signature à celle que vous avez apposée sur l’original. Si les signatures semblent correspondre, le notaire notariera le document original pour vous. Dans certains cas, le notaire peut notarier la copie et n’aura pas besoin de notarier le document original.
Types de notarisation
Il existe plusieurs types de notaires. Voici ce qui se passe avec chacun d’entre eux.
- Témoignage de signature. Il s’agit de la notarisation la plus courante. Le notaire certifie que vous êtes bien la personne que vous prétendez être et qu’il vous a vu signer le document.
- Reconnaissance. Ce type de document est utilisé pour les documents qui transmettent la propriété de biens tels que les actes de propriété, les procurations ou les fiducies. Il vous oblige à vous présenter en personne et à déclarer (reconnaître) que la signature existante sur le document est la vôtre, que vous avez l’intention de le signer et que vous êtes d’accord avec les dispositions du document.
- Certification de copie. Dans ce type de notarisation, le notaire fait une copie d’un document original et certifie que la copie est vraie, exacte et complète. Cela peut être fait pour des documents tels que des diplômes ou des relevés de notes universitaires, des passeports et des permis de conduire.
- Jurat. Effectué sur des déclarations sous serment, des dépositions et d’autres types de documents probants, il vous demande de signer le document et de jurer ou d’affirmer que les déclarations qui y figurent sont vraies.
Notarisation gratuite à votre banque
Il est d’usage que presque toutes les banques américaines – certainement toutes les grandes banques du centre monétaire, telles que JPMorgan Chase & Co, Bank of America Corp et Wells Fargo & Co – comptent un notaire parmi leur personnel dans la plupart de leurs succursales. Sinon, le directeur de l’agence, voire un caissier ou un banquier personnel, peut généralement vous orienter vers une agence locale de la banque qui dispose d’un notaire sur place.
La plupart des banques offrent des services notariaux gratuits à leurs clients. Si vous n’êtes pas client de la banque, celle-ci peut vous faire payer le service de notaire, ou refuser de le fournir et vous suggérer de vous adresser à votre propre banque.
Autres lieux qui notarient les documents gratuitement
D’autres entreprises de services financiers, telles que les coopératives de crédit, les sociétés de crédit, les sociétés immobilières, les sociétés de préparation des déclarations d’impôts ou les compagnies d’assurance, ont aussi généralement des notaires à leur disposition et fournissent ce service aux clients sans frais. Parmi les autres endroits où l’on trouve généralement un notaire, on trouve les cabinets d’avocats, les greffes des tribunaux locaux et certaines bibliothèques publiques. Les pharmacies ou les cabinets médicaux peuvent également offrir un service notarial gratuit pour les dossiers médicaux.
Si tout le reste échoue, les magasins UPS, FedEx et votre bureau local AAA offrent souvent des services de notaire pour une somme modique. Si vous obtenez un acte notarié gratuitement, il convient de donner un pourboire de quelques dollars au notaire pour la prestation du service.