Inventaire périodique vs. inventaire perpétuel : Une vue d’ensemble
Les systèmes d’inventaire périodique et perpétuel sont deux méthodes comptables opposées que les entreprises utilisent pour suivre le nombre de produits qu’elles ont à disposition. Dans l’ensemble, le système d’inventaire perpétuel offre de nombreux avantages par rapport au système périodique et est maintenant utilisé par tous les grands détaillants. Toutefois, le propriétaire d’une petite entreprise doit toujours se demander si les avantages de l’installation d’un système d’inventaire permanent l’emportent sur les dépenses supplémentaires.
- Le système d’inventaire périodique utilise un comptage physique occasionnel pour mesurer le niveau de l’inventaire et le coût des biens vendus (COGS).
- Le système d’inventaire perpétuel suit en permanence les soldes d’inventaire, avec des mises à jour effectuées automatiquement chaque fois qu’un produit est reçu ou vendu.
- Les systèmes d’inventaire périodique sont normalement mieux adaptés aux petites entreprises, tandis que les entreprises ayant un volume de ventes élevé et plusieurs points de vente au détail (comme les épiceries ou les pharmacies) ont besoin de systèmes d’inventaire perpétuel.
Inventaire périodique
Le système périodique utilise un comptage physique occasionnel pour mesurer le niveau de l’inventaire et le coût des marchandises vendues (COGS). Les achats de marchandises sont enregistrés dans le compte des achats. Le compte d’inventaire et le compte du coût des marchandises vendues sont mis à jour à la fin d’une période déterminée, qui peut être une fois par mois, une fois par trimestre ou une fois par an. Le coût des marchandises vendues est une mesure comptable importante qui, une fois soustraite des recettes, indique la marge brute d’une entreprise.
Le coût des biens vendus dans le cadre du système d’inventaire périodique est calculé comme suit :
Solde d’ouverture des stocks + coût des achats de stocks – Coût des stocks de clôture = coût des biens vendus
Comme les entreprises transportent souvent des milliers de produits, un comptage physique peut être difficile et prendre du temps. Imaginez que vous possédez un magasin de fournitures de bureau et que vous essayez de compter et d’enregistrer chaque stylo à bille en stock. Multipliez maintenant cela par une chaîne de fournitures de bureau. Pour ces raisons, de nombreuses entreprises ne procèdent à un comptage physique qu’une fois par trimestre, voire une fois par an. Pour les entreprises soumises à un système périodique, cela signifie que le compte d’inventaire et les chiffres du coût des marchandises vendues ne sont pas nécessairement très récents ou précis.
Inventaire perpétuel
En revanche, le système permanent permet de suivre en permanence l’évolution des stocks, les mises à jour étant effectuées automatiquement à chaque réception ou vente d’un produit. Les achats et les retours sont immédiatement enregistrés dans le compte d’inventaire. Tant qu’il n’y a pas de vol ou de dommage, le solde du compte d’inventaire doit être exact. Le compte du coût des marchandises vendues est également mis à jour en permanence à chaque vente. Les systèmes d’inventaire perpétuel utilisent la technologie numérique pour suivre l’inventaire en temps réel grâce à des mises à jour envoyées électroniquement aux bases de données centrales.
Dans une épicerie utilisant le système d’inventaire permanent, lorsque des produits munis de codes-barres sont glissés et payés, le système met automatiquement à jour les niveaux d’inventaire dans une base de données.
Principales différences
Les systèmes de comptabilité d’inventaire périodique sont normalement mieux adaptés aux petites entreprises en raison des dépenses liées à l’acquisition de la technologie et du personnel nécessaires pour soutenir un système perpétuel. Une entreprise, telle qu’un concessionnaire automobile ou une galerie d’art, peut être mieux adaptée au système périodique en raison du faible volume des ventes et de la relative facilité de suivi manuel des stocks.
Toutefois, l’absence d’informations précises sur le coût des biens vendus ou sur les stocks pendant les périodes où il n’y a pas eu d’inventaire physique récent pourrait entraver les décisions des entreprises.
Les entreprises ayant un volume de ventes élevé et plusieurs points de vente au détail (comme les épiceries ou les pharmacies) ont besoin de systèmes d’inventaire permanent. L’aspect technologique du système d’inventaire permanent présente de nombreux avantages, comme la possibilité d’identifier plus facilement les erreurs liées à l’inventaire. Le système d’inventaire permanent peut montrer toutes les transactions de manière exhaustive au niveau de chaque unité.
Dans le cadre du système permanent, les gestionnaires sont en mesure d’effectuer les achats au moment approprié en ayant une connaissance précise de la quantité de biens disponibles aux différents endroits. Un suivi plus précis des niveaux de stock permet également de mieux surveiller des problèmes tels que le vol.