Qu’est-ce qu’une demande de devis (RFQ) ?
Un appel d’offres (RFQ), également connu sous le nom d’invitation à soumissionner (IFB), est un processus dans lequel une entreprise sollicite des fournisseurs et des entrepreneurs sélectionnés pour soumettre des offres de prix et des soumissions afin d’avoir la possibilité de réaliser certaines tâches ou projets. Le processus d’appel d’offres est particulièrement important pour les entreprises qui ont besoin d’un approvisionnement constant d’un nombre spécifique de produits standard. Les entreprises peuvent envoyer des appels d’offres seuls ou avant une demande de propositions (DDP).
Comment fonctionnent les demandes de devis
Un appel d’offres est généralement la première étape de la soumission d’une demande de proposition (DP). Ces deux documents sont similaires car ils fournissent des détails sur le projet ou les services requis, mais les appels d’offres demandent généralement une offre de prix plus complète. En outre, les entreprises conçoivent généralement des appels d’offres pour des produits génériques dont la quantité nécessaire est connue, et les appels d’offres concernent des projets de niche uniques dont les quantités et les spécifications sont inconnues.
Points clés à retenir
- Une demande de devis (RFQ) est un processus commercial par lequel une entreprise sollicite des devis auprès de fournisseurs et d’entrepreneurs sélectionnés pour une tâche ou un projet spécifique.
- Un appel d’offres peut être envoyé seul ou en tandem avec une demande de proposition (DDP).
- Une entreprise envoie généralement un appel d’offres lorsque la quantité pour un produit standard est connue et que les besoins sont en cours.
- Les appels d’offres ne génèrent pas d’offres et de devis non sollicités, car les entreprises ciblent des fournisseurs et des entrepreneurs spécifiques.
Outre le prix, les appels d’offres peuvent inclure des détails tels que les conditions de paiement, les facteurs qui pourraient influencer la sélection de l’offre d’une entreprise, la date limite de soumission, etc. Une agence gouvernementale qui souhaite acheter 500 ordinateurs avec une taille de disque dur et une vitesse de traitement spécifiques, par exemple, enverrait un appel d’offres à plusieurs fournisseurs en tant que soumissionnaires potentiels.
Comme le format de l’appel d’offres est uniforme au sein d’une entreprise donnée, lorsque les appels d’offres reviennent avec des offres de prix, l’entreprise qui les sollicite peut les comparer facilement. En règle générale, un appel d’offres comprend quatre sections : la phase de préparation, la phase de traitement, la phase d’attribution et la phase de clôture. L’entreprise attribuera généralement le contrat au fournisseur qui répond aux critères minimaux de qualification et qui présente l’offre la plus basse.
Considérations particulières
Les appels d’offres ne sont pas des annonces publiques. Comme la société de sollicitation n’envoie des appels d’offres qu’aux entreprises auxquelles elle fait confiance, elle n’a pas besoin de préparer de longs documents de passation de marché. De plus, contrairement à un appel d’offres public, une entreprise ne peut recevoir en retour que le nombre d’offres qu’elle a demandé, ce qui permet également de gagner du temps.
L’utilisation d’un appel d’offres réduit le temps nécessaire à l’acquisition de biens ou de services. Elle offre également une certaine sécurité, car une entreprise ne recevra des offres que des fournisseurs qu’elle préfère. D’autre part, comme les appels d’offres réduisent la concurrence, une entreprise peut ne pas recevoir le prix le plus bas disponible ou ne pas connaître de nouveaux fournisseurs de qualité.
Lorsqu’une entreprise reçoit un devis en réponse à un appel d’offres, il ne s’agit pas d’une offre ni d’un contrat contraignant. L’avocat proposera le travail au vendeur choisi en lui envoyant un bon de commande qui, en fait, est un contrat précisant les modalités du travail. Lorsqu’un vendeur accepte et signe le bon de commande, le contrat commence.