Qu’est-ce qu’une demande de proposition (DP) ?
Un appel d’offres (RFP) est un document commercial qui annonce et fournit des détails sur un projet, ainsi que sollicite des offres auprès d’entrepreneurs qui aideront à réaliser le projet. La plupart des organisations préfèrent utiliser les appels d’offres et, dans de nombreux cas, les gouvernements n’utilisent que les demandes de propositions. Une demande de proposition pour un programme spécifique peut exiger de l’entreprise qu’elle examine les offres afin de vérifier leur faisabilité, la santé de l’entreprise soumissionnaire et la capacité du soumissionnaire à faire ce qui est proposé.
Points clés à retenir
- Une demande de proposition est une annonce de financement de projet affichée par un organisme pour lequel les entreprises font des offres.
- L’appel d’offres décrit le processus d’appel d’offres et les conditions du contrat et guide la façon dont l’offre doit être formatée.
- Les appels d’offres sont principalement utilisés par les organismes gouvernementaux pour obtenir l’offre la plus basse possible.
- Les appels d’offres permettent à l’entreprise requérante d’obtenir plusieurs soumissionnaires.
Comprendre les appels d’offres (RFP)
Les appels d’offres décrivent le processus d’appel d’offres et les conditions contractuelles, et donnent des indications sur la façon dont les offres doivent être formatées et présentées. Ils sont généralement réservés aux projets complexes. Ces demandes précisent la nature du projet et les critères d’évaluation divulguant la manière dont les propositions sont classées. Les demandes peuvent inclure un énoncé des travaux, décrivant les tâches à accomplir par le soumissionnaire retenu et un calendrier pour la fourniture du travail fini. Elles comprennent également des informations sur l’organisme émetteur et son secteur d’activité.
Les appels d’offres guident également les soumissionnaires dans la préparation de leurs propositions. Elles peuvent contenir des instructions sur les informations que le soumissionnaire doit inclure et le format souhaité.
La proposition ne doit pas être trop détaillée, car elle peut entraver la créativité du contractant, et elle ne doit pas être si vague qu’elle laisse le contractant perplexe.
La majorité des appels d’offres sont soumis par des agences gouvernementales et d’autres acteurs du secteur public. Ils sont généralement tenus d’ouvrir la concurrence entre les entreprises privées afin de rendre le processus équitable. Pour maintenir les coûts à un faible niveau, ces agences veulent s’assurer qu’elles obtiennent l’offre la plus basse et la plus compétitive.
La raison pour laquelle une organisation peut lancer un appel d’offres est d’obtenir plusieurs offres. L’organisme demandeur peut bénéficier de plusieurs soumissionnaires et de plusieurs points de vue. Par exemple, une entreprise qui souhaite changer son processus de reporting d’un système basé sur le papier à un système basé sur l’ordinateur peut soumettre une demande de proposition pour du matériel, des logiciels et une formation des utilisateurs afin d’établir et d’intégrer le nouveau système dans l’entreprise.
Exigences pour une demande de proposition
Les agences gouvernementales ou d’autres entités peuvent être tenues de lancer des appels d’offres afin d’assurer une concurrence complète et ouverte pour faire baisser le coût d’une solution. L’acceptation d’une proposition qui répond le mieux aux spécifications ne signifie pas toujours l’offre la moins chère.
L’élaboration habile d’une demande de proposition peut dicter le succès ou l’échec de la solution qui en résulte. Si les exigences spécifiées sont trop vagues, le soumissionnaire peut ne pas concevoir et mettre en œuvre une solution complète pour le problème. Si les exigences sont trop détaillées et restrictives, la créativité et l’innovation des soumissionnaires peuvent être limitées.
Le processus d’appel d’offres commence par la rédaction d’une demande de proposition. Les soumissionnaires examinent la demande de proposition et soumettent des suggestions d’amélioration. Après la mise en œuvre des commentaires, la demande de proposition finale est émise. Les soumissionnaires soumettent ensuite leurs propositions. Le client sélectionne un petit groupe de soumissionnaires et entame des négociations sur les prix et les détails techniques. Le client peut demander aux autres soumissionnaires de présenter une meilleure et dernière offre avant d’attribuer un contrat. Le contrat est présenté à l’entreprise qui offre la meilleure solution au problème.
Exemple d’une demande de proposition
Disons, par exemple, que l’administration fédérale des chemins de fer lance un appel d’offres pour financer, concevoir, construire, exploiter et entretenir un système ferroviaire à grande vitesse. Les parties intéressées soumettent des propositions répondant aux exigences énoncées dans le document. Sur la base des propositions reçues avant la date limite, le ministère des transports crée des commissions chargées d’examiner et de développer les propositions. Le DOT choisit la proposition qui englobe le plus ses objectifs et engage l’entreprise pour effectuer les travaux.