Qu’est-ce qu’une note de débit ?
Une note de débit, ou « note de débit », est un document qui enregistre et notifie à un client les ajustements de débit effectués sur son compte bancaire individuel. Les ajustements apportés au compte réduisent les fonds sur le compte mais sont effectués à des fins spécifiques et utilisés uniquement pour des ajustements en dehors des débits normaux. Les raisons pour lesquelles une note de débit serait émise sont liées aux frais bancaires, aux factures sous-facturées ou à la rectification de soldes positifs accidentels sur un compte. Le contraire d’une note de débit est une note de crédit.
Points clés à retenir
- Une note de débit est une notification à un client qu’un ajustement de débit a été effectué sur son compte, réduisant ainsi la valeur des fonds disponibles.
- Les trois principales raisons d’émettre une note de débit sont les transactions bancaires, la facturation incrémentielle ou les compensations internes.
- Les transactions bancaires sont liées à des frais ou des charges, la facturation incrémentielle est utilisée lorsqu’un client a été sous-facturé par accident, et les compensations internes servent à compenser tout solde positif.
- Les notes de débit ne sont pas émises pour les opérations de débit normales sur un compte, comme l’encaissement d’un chèque ou l’utilisation d’une carte de débit.
Comprendre une note de débit
Une note de débit est émise dans trois cas généraux : une réduction du solde du compte d’un client de la banque en raison de frais et autres charges connexes, une sous-facturation de biens ou de services par un vendeur à un acheteur, ou une compensation interne d’un solde créditeur mineur sur un compte client. Ces types de situations sont généralement appelés respectivement transactions bancaires, facturation incrémentielle et compensation interne.
Transactions bancaires
Dans la banque de détail, une note de débit est remise au titulaire d’un compte indiquant que le solde du compte a été diminué pour une raison autre qu’un retrait d’espèces, un chèque encaissé ou l’utilisation d’une carte de débit. Les notes de débit peuvent résulter de frais de services bancaires, de frais de chèques sans provision ou de frais d’impression de chèques supplémentaires. Les notes sont généralement envoyées aux clients de la banque avec leurs relevés bancaires mensuels et la note de débit est notée par un signe négatif à côté des frais.
Facturation incrémentielle
Dans les transactions interentreprises, une note de débit est émise en tant que procédure d’ajustement suite à une sous-facturation involontaire de biens ou de services fournis à un client. Elle est destinée à corriger une erreur de facturation. En langage formel, il s’agit d’informer un client que la note de débit va augmenter son compte à payer. Par exemple, si la société ABC remplit une commande pour XYZ Inc. et facture au client un montant inférieur au montant convenu, la société ABC émettra une note de débit à XYZ Inc. pour indiquer et expliquer le solde dû.
Compensation interne
Au sein d’une entreprise, une note de débit peut être créée pour compenser un solde créditeur qui existe sur un compte client. Si un client paie plus qu’un montant facturé, intentionnellement ou non, l’entreprise peut choisir d’émettre une note de débit pour compenser le crédit afin d’éliminer le solde positif. Si le solde créditeur est considéré comme important, l’entreprise émettra très probablement un remboursement au client au lieu de créer une note de débit.