Qu’est-ce que la petite caisse ?
Une petite caisse est un petit montant d’argent liquide conservé en caisse pour payer des dépenses mineures, telles que des fournitures de bureau ou des remboursements. La petite caisse fait l’objet de rapprochements périodiques, les opérations étant également enregistrées dans les états financiers. Il peut y avoir une petite caisse, qui peut être un tiroir ou une boîte, dans chaque département pour les grandes entreprises.
Points clés à retenir
- La petite caisse ou fonds de caisse est un petit montant d’argent liquide utilisé pour payer des dépenses trop petites pour mériter un chèque.
- Il peut y avoir un tiroir ou une boîte de petite caisse dans chaque service pour les grandes entreprises.
- Une petite caisse peut être utilisée pour les fournitures de bureau, les cartes de clients, les fleurs, le paiement d’un déjeuner pour les employés ou le remboursement des dépenses des employés.
Comprendre la petite caisse
Les transactions en petite caisse sont pratiques pour les petites transactions pour lesquelles l’émission d’un chèque est déraisonnable ou inacceptable. La petite quantité d’argent liquide qu’une entreprise considère comme de la petite caisse varie, de nombreuses entreprises conservant entre 50 et 200 dollars comme fonds de petite caisse. Voici quelques exemples de transactions pour lesquelles un fonds de petite caisse est utilisé :
- Fournitures de bureau
- Cartes pour les clients
- Fleurs
- Paiement d’un déjeuner avec traiteur pour un petit groupe d’employés
- Remboursement des petites dépenses liées au travail d’un employé
Les dépositaires de la petite caisse sont nommés pour superviser le fonds. Les fonctions de garde comprennent généralement l’application des règles et règlements de la petite caisse, la demande de réapprovisionnement et la distribution des fonds.
Considérations particulières
La petite caisse est rapprochée périodiquement pour vérifier que le solde du fonds est correct. Généralement, lorsque le solde de la petite caisse tombe à un niveau prédéfini, le dépositaire demande des fonds supplémentaires au caissier. À ce moment, le total de tous les reçus est calculé pour s’assurer qu’il correspond aux fonds décaissés du tiroir de la petite caisse. Si de nouveaux fonds sont nécessaires, le caissier rédige un nouveau chèque pour financer le tiroir-caisse et prend, en échange, les reçus des achats qui ont épuisé l’argent liquide.
Le processus de rapprochement garantit que le solde du fonds est égal à la différence entre le solde initial moins les frais détaillés sur les reçus et les factures. Si le solde restant est inférieur à ce qu’il devrait être, il y a un déficit. Si le solde restant est supérieur à ce qu’il devrait être, il y a un excédent. Bien qu’il puisse y avoir des écarts mineurs, en cas de déséquilibre, la source de l’écart doit être identifiée et corrigée.
L’Internal Revenue Service (IRS) recommande de remplir des bordereaux de petite caisse et de les joindre aux reçus pour enregistrer et documenter les dépenses de petite caisse.
Exigences relatives à la petite caisse
L’utilisation d’un fonds de petite caisse permet de contourner certains contrôles internes. La disponibilité de la petite caisse ne signifie pas qu’elle peut être accessible à n’importe quelle fin et par n’importe qui. De nombreuses entreprises utilisent des contrôles internes stricts pour gérer le fonds. Souvent, un nombre limité de personnes sont autorisées à approuver les débours et ne peuvent le faire que pour des dépenses liées aux activités ou opérations légitimes de l’entreprise.
Un caissier peut être chargé d’émettre le chèque pour financer le tiroir-caisse et de procéder aux écritures comptables appropriées. Le gardien de la petite caisse est chargé de distribuer l’argent et de collecter les reçus pour tous les achats ou toutes les utilisations des fonds. Lorsque le total de la petite caisse diminue, les reçus doivent augmenter et être liés au montant total retiré.
Grâce à la présence d’un caissier et d’un gardien de la petite caisse, le double processus permet de sécuriser les fonds et de garantir que seules les personnes autorisées y ont accès.
Enregistrement de la petite caisse
Lorsqu’un fonds de petite caisse est utilisé, les transactions de petite caisse sont toujours enregistrées dans les états financiers. Aucune écriture de journal comptable n’est faite lorsque les achats sont effectués à l’aide de la petite caisse, ce n’est que lorsque le dépositaire a besoin de plus de liquidités – et en échange des reçus, reçoit de nouveaux fonds – que les écritures de journal sont enregistrées. L’écriture de journal qui permet au dépositaire d’avoir plus d’argent liquide est un débit à la petite caisse et un crédit à la caisse.
En cas de déficit ou d’excédent, une écriture de journal est enregistrée sur un compte en excédent ou en déficit. Si la petite caisse est excédentaire, un crédit est inscrit pour représenter un gain. Si la petite caisse est à découvert, un débit est inscrit pour représenter une perte. Le compte en excédent ou en déficit est utilisé pour équilibrer le fonds lors du rapprochement.