Qu’est-ce que l’inventaire perpétuel ?
L’inventaire perpétuel est une méthode de comptabilisation des stocks qui enregistre la vente ou l’achat de stocks immédiatement grâce à l’utilisation de systèmes informatisés de points de vente et de logiciels de gestion des actifs de l’entreprise. L’inventaire perpétuel fournit une vue très détaillée des changements d’inventaire avec un rapport immédiat du montant des stocks et reflète avec précision le niveau des marchandises en stock. Dans ce système, une entreprise ne fait aucun effort pour tenir un inventaire détaillé des produits en stock ; les achats de biens sont plutôt enregistrés comme un débit dans la base de données d’inventaire. En effet, le coût des biens vendus comprend des éléments tels que les coûts directs de la main-d’œuvre et des matériaux et les frais généraux directs de l’usine.
Un système d’inventaire perpétuel se distingue d’un système d’inventaire périodique, une méthode dans laquelle une entreprise tient des registres de son inventaire par des comptages physiques régulièrement programmés.
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Comprendre l’inventaire perpétuel
Un système d’inventaire perpétuel est supérieur à l’ancien système d’inventaire périodique car il permet de suivre immédiatement les ventes et les niveaux de stock de chaque article, ce qui contribue à prévenir les ruptures de stock. Un inventaire perpétuel ne doit pas être ajusté manuellement par les comptables de l’entreprise, sauf dans la mesure où il est en désaccord avec le décompte de l’inventaire physique en raison d’une perte, d’une casse ou d’un vol.
Comment fonctionnent les systèmes d’inventaire perpétuel et périodique
Un système de point de vente entraîne des changements dans les niveaux de stock lorsque le stock est réduit, et le coût des ventes, un compte de dépenses, est augmenté chaque fois qu’une vente est effectuée. Les rapports d’inventaire sont accessibles en ligne à tout moment, ce qui facilite la gestion des niveaux de stocks et des liquidités nécessaires à l’achat de stocks supplémentaires. Un système périodique exige que la direction cesse de faire des affaires et procède à un comptage physique des stocks avant de passer des écritures comptables. Les entreprises qui vendent des articles d’un montant important, comme les concessionnaires automobiles et les bijouteries, doivent fréquemment compter les stocks, mais ces entreprises disposent également d’un système de points de vente. Les inventaires sont effectués fréquemment pour prévenir le vol de biens, et non pour maintenir le niveau des stocks dans le système comptable.
Points clés à retenir
- Les systèmes d’inventaire permanent permettent de suivre immédiatement la vente des produits grâce à l’utilisation de systèmes de points de vente.
- La méthode de l’inventaire permanent ne vise pas à tenir un comptage des produits physiques.
- Les systèmes d’inventaire perpétuel s’opposent aux systèmes d’inventaire périodique, dans lesquels des comptages répétés de produits sont utilisés pour la tenue des registres.
Prise en compte de la quantité de commande économique
L’utilisation d’un système d’inventaire permanent permet à une entreprise d’utiliser beaucoup plus facilement la quantité de commande économique (QCE) pour acheter des stocks. L’EOQ est une formule que les gestionnaires utilisent pour décider du moment où ils achètent des stocks, et l’EOQ prend en compte le coût de détention des stocks, ainsi que le coût de l’entreprise pour commander des stocks.
Exemples de systèmes d’évaluation des stocks
Les entreprises peuvent choisir parmi plusieurs méthodes pour comptabiliser le coût des stocks destinés à la vente, mais le coût total des stocks passés en charges est le même quelle que soit la méthode utilisée. La différence entre les méthodes réside dans le moment où le coût des stocks est comptabilisé, et le coût des stocks vendus est inscrit au compte de charges du coût des ventes. La méthode du premier entré, premier sorti (PEPS) suppose que les unités les plus anciennes sont vendues en premier, tandis que la méthode du dernier entré, premier sorti (DEPS) enregistre les unités les plus récentes comme celles vendues en premier. Les entreprises peuvent simplifier le processus d’évaluation du coût des stocks en utilisant un coût moyen pondéré, ou le coût total des stocks divisé par le nombre d’unités en stock.