Définition des formulaires W-8

Les formulaires W-8 sont des formulaires de l’Internal Revenue Service (IRS) que les particuliers et les entreprises étrangers doivent remplir pour vérifier leur pays de résidence à des fins fiscales et certifier qu’ils ont droit à un taux de retenue d’impôt plus faible. Bien que les formulaires W-8 soient délivrés par l’IRS, ils ne sont soumis qu’aux payeurs ou aux agents de retenue, et non à l’IRS. Si le formulaire n’est pas présenté, il peut entraîner une retenue d’impôt au taux plein de 30 % applicable aux entités étrangères.

Il existe cinq formulaires W-8. La version du formulaire utilisée est déterminée à la fois par le fait que le déclarant est un particulier ou une entreprise et par la nature des revenus qu’il a reçus. Les formulaires sont valables pour l’année au cours de laquelle ils sont signés et pour les trois années civiles suivantes. Par conséquent, un W-8BEN signé le 1er septembre 2020 serait valide jusqu’au 31 décembre 2023.

Les formulaires de la série W-8 sont assez complexes. Bien qu’ils requièrent des informations de base telles que le nom, le pays d’origine et le numéro d’identification du contribuable, ils demandent également les coordonnées des personnes de qui le déclarant reçoit les revenus déclarés. Un professionnel est souvent consulté pour aider à les remplir.

Points clés à retenir

Les formulaires W-8 sont généralement remplis par des personnes ou des entreprises qui perçoivent des revenus aux États-Unis, bien qu’un formulaire de la série, le formulaire W-8IMY, soit utilisé par les intermédiaires qui reçoivent des paiements à retenir au nom d’un étranger ou en tant qu’entité intermédiaire.
Il existe cinq formulaires W-8. Pour déterminer lequel utiliser, il faut savoir si vous êtes un particulier ou une entité, le type de revenu que vous recevez et si vous êtes une organisation qui bénéficie d’un traitement fiscal spécial.
Tous les formulaires W-8 sont valables pour l’année au cours de laquelle ils sont signés et pour les trois années civiles complètes qui suivent.

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Formulaire W-8BEN

Le formulaire W-8BEN (« Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting ») doit être présenté par les personnes étrangères qui perçoivent certains types de revenus aux États-Unis. Ce formulaire, parfois appelé « certificat de statut étranger », établit que la personne physique est à la fois une personne étrangère et le bénéficiaire effectif de l’entreprise en question.

Le formulaire W-8BEN est disponible sur le site web de l’IRS.

Les personnes physiques étrangères sont généralement soumises à un taux d’imposition de 30 % sur certains types de revenus qu’elles reçoivent de payeurs américains, notamment :

Intérêt
Dividendes
Loyers
Redevances
Primes
Annuités
Compensation pour services rendus

Ce formulaire vous permet également de demander une réduction ou une exonération de la retenue d’impôt américaine si vous résidez dans un pays avec lequel les États-Unis ont conclu une convention fiscale et que les revenus que vous avez perçus sont soumis à cette convention.

Les personnes étrangères doivent fournir le formulaire W-8BEN à l’agent ou au payeur de la retenue d’impôt si elles sont le bénéficiaire effectif des revenus soumis à la retenue d’impôt. Vous devez présenter le formulaire, que vous demandiez ou non une réduction de la retenue.

Les personnes physiques doivent soumettre le formulaire au payeur ou à l’agent de retenue avant de recevoir des revenus ou des crédits de leur part. Si le formulaire W-8BEN n’est pas présenté, le taux de 30 % ou le taux de retenue de réserve prévu à l’article 3406 pourrait être payé.

Le formulaire W-8BEN est utilisé par les personnes étrangères qui perçoivent des revenus non liés à l’activité économique aux États-Unis, tandis que le formulaire W-8BEN-E est utilisé par les entités étrangères qui perçoivent ce type de revenus.

Formulaire W-8BEN-E

Le formulaire W-8BEN-E est également intitulé « Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting », mais il est rempli par des entités étrangères, et non par des particuliers.

Toutes les versions du formulaire W-8BEN-E sont disponibles sur le site web de l’IRS.

Comme pour les personnes étrangères qui perçoivent certains types de revenus, l’argent généré par les entreprises étrangères est généralement retenu à un taux de 30 % par le payeur ou l’agent de retenue aux États-Unis. Toutefois, le formulaire permet à l’entreprise étrangère de demander une réduction d’impôts si son pays de résidence a conclu une convention fiscale avec les États-Unis.

Les entreprises non américaines doivent fournir le formulaire W-8BEN-E pour les mêmes sources de revenus que celles qui obligeraient un particulier à remplir un formulaire W-8BEN. Les entités étrangères qui ne fournissent pas un W-8BEN-E précis lorsqu’elles sont tenues de le faire devront généralement payer le taux d’imposition complet de 30 %.

Formulaire W-8ECI

Le formulaire W-8ECI est le « Certificate of Foreign Person’s Claim for Exemption From Withholding on Income Effectively Connected With the Conduct of a Trade or Business in the United States ». Il est rempli par les personnes étrangères qui exercent un commerce ou une activité commerciale aux États-Unis et qui perçoivent des revenus de sources américaines. Ces revenus sont généralement considérés comme des « revenus effectivement connectés » (ECI), qu’il y ait ou non un lien entre ces revenus et le commerce ou l’entreprise exercé aux États-Unis au cours d’une année donnée.

Toutes les versions du formulaire W-ECI sont disponibles sur le site web de l’IRS.

Il est important de noter que l’ICE n’est pas soumise à la même retenue de 30 % que celle qui s’applique aux intérêts, aux loyers et aux autres revenus non commerciaux. Au lieu de cela, après avoir soustrait les déductions applicables, elle est imposée au taux progressif que paient les citoyens américains et les étrangers résidents. Si votre travail est couvert par une convention fiscale américaine, il sera imposé au taux le plus bas prévu par cette convention.

Dans la plupart des cas, vous devez avoir exercé des activités commerciales ou professionnelles aux États-Unis au cours de l’année fiscale pour pouvoir classer un revenu dans la catégorie des ICE. Ce serait le cas si, par exemple, un particulier étranger avait fourni des services personnels aux États-Unis au cours de l’année. En outre, l’argent gagné par un étranger par le biais d’investissements dans une société de personnes qui exerce des activités commerciales ou professionnelles aux États-Unis serait également traité comme une ICE.

Toutefois, les étrangers dont le seul revenu américain est basé sur le commerce de titres ou de marchandises par l’intermédiaire d’un courtier basé aux États-Unis ne sont pas considérés comme étant engagés dans un commerce ou une entreprise avec les États-Unis. Par conséquent, ils ne seraient pas soumis au traitement fiscal des ECI.

Formulaire W-8EXP

Le formulaire W-8EXP (« Certificate of Foreign Government or Other Foreign Organization for United States Tax Withholding and Reporting ») est utilisé par certains bénéficiaires afin de demander une réduction ou une exclusion de la retenue d’impôt. Il s’agit notamment des gouvernements étrangers, des fondations et des organisations exonérées d’impôt, ainsi que des gouvernements de possession américaine ou des banques centrales étrangères d’émission.

Toutes les versions du formulaire W-8EXP sont disponibles sur le site web de l’IRS.

Pour bénéficier d’une réduction ou d’une exonération de la retenue d’impôt, l’entité doit être éligible au titre des codes 115(2), 501(c), 892, 895 ou 1443(b) de l’IRS. Si aucune de ces exemptions ne s’applique, l’entité doit déposer un W-8BEN ou un W-8ECI (si elle a reçu un « revenu effectivement connecté »).

Comme pour les autres formulaires W-8, le formulaire W-8EXP doit être envoyé au payeur ou à l’agent de retenue avant que le revenu ne vous soit versé. Ne pas le faire pourrait entraîner une retenue d’impôt au taux de 30 %, un taux de retenue d’appoint ou le taux d’imposition ECI.

Formulaire W-8IMY

Le formulaire W-8IMY est le « Certificate of Foreign Intermediary, Foreign Flow-Through Entity, or Certain U.S. Branches for United States Tax Withholding and Reporting ». Le but de ce formulaire est de certifier qu’une personne ou une entreprise a reçu des paiements retenus à la source au nom d’un étranger ou en tant qu’entité intermédiaire. Le formulaire est destiné aux intermédiaires et ne doit pas être utilisé par les bénéficiaires effectifs d’une entreprise.

Toutes les versions du formulaire W-8IMY sont disponibles sur le site web de l’IRS.

Voici quelques exemples d’entités qui doivent déposer un W-8IMY :

Les personnes étrangères, ou une succursale étrangère d’une personne américaine, qui certifient qu’elles sont un intermédiaire qualifié (QI) qui n’agit pas pour son propre compte et qui fourniront une déclaration de retenue exigée par les chapitres trois et quatre du code de l’IRS ;
les succursales américaines qui jouent le rôle d’intermédiaire et qui souhaitent soit certifier leur traitement en tant que personne américaine au regard du droit fiscal, soit documenter la réception de paiements pour lesquels elles fourniront une déclaration de retenue à la source ; et
Les entités intermédiaires qui souhaitent bénéficier d’avantages fiscaux en vertu d’une convention ou qui certifient qu’elles fourniront une déclaration de retenue à la source, selon les besoins.

Une liste complète des personnes ou entités tenues de remplir le formulaire se trouve dans les instructions de l’IRS pour le formulaire W-8IMY. Des copies des déclarations de retenue et autres preuves documentaires doivent être jointes au formulaire lors de sa présentation.