Que sont les frais de transport ?
Le terme « frais de transport » désigne les frais spécifiques encourus par un contribuable salarié ou indépendant qui se déplace à des fins professionnelles. Les frais de transport sont un sous-ensemble des frais de voyage, qui comprennent tous les coûts liés aux voyages d’affaires, tels que les frais de taxi, le carburant, les frais de stationnement, le logement, les repas, les pourboires, le nettoyage, l’expédition et les frais de téléphone, que les employés peuvent engager et demander à leur employeur de les rembourser. Certains frais de transport peuvent donner droit à une déduction fiscale dans la déclaration d’impôt de l’employé.
Points clés à retenir
- Les frais de transport sont un sous-ensemble des frais de voyage qui se réfèrent spécifiquement au coût du transport professionnel en voiture, en avion, en train, etc.
- Les dépenses telles que le carburant, les frais de stationnement, le logement, les repas et les frais de téléphone engagés par les employés peuvent être déduits comme frais de transport.
- Ces dépenses peuvent être déduites à des fins fiscales sous réserve des restrictions et directives appropriées.
Comment fonctionnent les frais de transport
Les frais de transport sont tous les coûts liés aux déplacements professionnels des employés de l’entreprise. Un employé qui se déplace pour un voyage d’affaires peut généralement réclamer les frais de déplacement, d’hôtel, de nourriture et toute autre dépense connexe comme frais de transport. Ces frais peuvent également inclure ceux liés au déplacement vers un lieu de travail temporaire depuis le domicile dans certaines circonstances. Par exemple, un employé dont la zone de déplacement n’est pas limitée à son domicile fiscal peut généralement réclamer ce déplacement comme frais de transport.
Ces dépenses sont cependant de portée plus limitée. Elles ne concernent que l’utilisation ou le coût d’entretien d’une voiture utilisée pour les affaires ou le transport par train, avion, bus, taxi ou tout autre moyen de transport à des fins professionnelles. Ces dépenses peuvent également faire référence à des déductions pour les entreprises et les travailleurs indépendants lors de la déclaration d’impôts. Les déplacements entre le bureau et le domicile ne sont toutefois pas considérés comme des frais de transport.
Le coût des déplacements domicile-travail n’est pas considéré comme un frais de transport déductible.
Les frais de transport ne peuvent bénéficier de déductions fiscales que s’ils sont directement liés à l’activité principale pour laquelle une personne travaille. Par exemple, si un voyageur travaille dans la même entreprise ou le même métier sur un ou plusieurs lieux de travail réguliers qui sont loin de son domicile, comme un ouvrier du bâtiment, il est considéré comme un frais de transport. De même, si un voyageur n’a pas de lieu de travail fixe, mais travaille principalement dans la même agglomération où il vit, il peut réclamer des frais de déplacement s’il se rend sur un lieu de travail en dehors de sa zone métropolitaine. D’autre part, la déduction des frais de transport lorsque vous n’avez pas réellement effectué de déplacement pour le compte de l’entreprise n’est pas autorisée et peut être considérée comme une forme de fraude fiscale.
Les contribuables doivent tenir de bons registres afin de pouvoir réclamer des frais de voyage. Les reçus et autres preuves doivent être présentés lors de la demande de remboursement des frais de voyage ou de déduction fiscale.
Considérations particulières
Selon l’Internal Revenue Service (IRS), les frais de voyage ou de transport sont définis comme étant « …les frais ordinaires et nécessaires de déplacement hors du domicile pour votre entreprise, votre profession ou votre emploi. » Il définit en outre les « déplacements hors du domicile » comme des tâches qui « … vous obligent à vous absenter de la zone générale de votre domicile fiscal pendant une période beaucoup plus longue qu’une journée de travail ordinaire, et vous devez dormir ou vous reposer pour répondre aux exigences de votre travail pendant votre absence ».
L’IRS fournit des directives concernant les frais de transport, la déductibilité, l’amortissement, les conditions, les exceptions, les taux de remboursement, et plus encore dans la publication 463. Cette publication fixe le taux de remboursement par kilomètre pour l’utilisation de votre voiture personnelle à des fins professionnelles. Les voyageurs qui utilisent leur véhicule pour le travail peuvent demander un remboursement de 57,5 cents par kilomètre pour l’année fiscale 2020. C’est moins que les 58 cents admissibles pour l’année 2019. Le taux déterminé par l’IRS traité comme amortissement pour le kilométrage standard d’affaires est de 27 cents à partir du 1er janvier 2020.