Que sont les frais généraux et administratifs (G&A) ?
Les frais généraux et administratifs (G&A) sont encourus dans le cadre des opérations quotidiennes d’une entreprise et ne peuvent être directement liés à une fonction ou à un service spécifique au sein de l’entreprise. Les frais généraux se rapportent aux frais généraux opérationnels qui ont un impact sur l’ensemble de l’entreprise. Les frais administratifs sont des dépenses qui ne peuvent pas être directement liées à une fonction spécifique de l’entreprise, comme la fabrication, la production ou les ventes. Les frais généraux et administratifs comprennent le loyer, les services publics, les assurances, les frais juridiques et certains salaires.
Les frais généraux et administratifs sont un sous-ensemble des frais d’exploitation de l’entreprise, à l’exclusion des frais de vente.
Points clés à retenir
- Les frais généraux et administratifs (G&A) sont des dépenses non liées à une unité d’affaires ou à une fonction spécifique, qui peuvent être engagées au profit de l’entreprise dans son ensemble.
- Les frais généraux et administratifs figurent dans le compte de résultat sous le coût des marchandises vendues (COGS).
- Une partie des frais généraux et administratifs est fixe, car ils sont engagés indépendamment du niveau de production ou des ventes au cours d’une période donnée.
- Pour la partie variable des frais généraux et administratifs, la direction s’efforcera de réduire les frais généraux et administratifs dans toute la mesure du possible car ils n’ont pas d’impact direct sur le bien ou le service fourni aux clients.
Comprendre les frais généraux et administratifs (G&A)
Les frais généraux et administratifs (G&A) sont énumérés ci-dessous le coût des marchandises vendues (COGS) dans le compte de résultat d’une entreprise. La partie supérieure du compte de résultat affiche toujours les revenus de l’entreprise pour la période comptable donnée. Le COGS est déduit du chiffre d’affaires net pour déterminer la marge brute. Les frais généraux et administratifs sont ensuite déduits de la marge brute pour obtenir le revenu net. Les frais généraux et administratifs ne sont pas tous regroupés sous un même poste. Par exemple, les frais et les intérêts peuvent être classés comme leur propre poste lorsqu’on déduit les dépenses pour obtenir le revenu net.
Même en l’absence de toute production ou vente, une partie des frais généraux et administratifs sera toujours engagée. Par conséquent, de nombreux frais généraux et administratifs sont des montants fixes en dollars qui ne sont pas facilement affectés par des stratégies de réduction des coûts. D’autres frais généraux et administratifs sont semi-variables. Par exemple, un certain niveau minimum d’électricité sera toujours utilisé par une entreprise juste pour garder les lumières allumées et les machines nécessaires en marche. Au-delà de ce niveau, des mesures peuvent être prises pour réduire les dépenses inutiles en électricité.
Étant donné que les frais généraux et administratifs peuvent être éliminés sans incidence directe sur la production ou la vente de biens et de services, la direction est fortement incitée à minimiser ce type de dépenses. Les entreprises dont la gestion est centralisée ont généralement des frais généraux et administratifs plus élevés que les entreprises dont la gestion est décentralisée. Le ratio des frais de vente et d’administration compare le chiffre d’affaires d’une entreprise au montant des dépenses engagées pour soutenir les opérations.
La plupart des frais généraux et administratifs engagés peuvent être déduits dans la déclaration d’impôt de l’entité, à condition que les dépenses soient raisonnables, ordinaires et nécessaires. Ces dépenses doivent être déduites dans l’année où elles ont été engagées, et elles doivent avoir été utilisées dans le cours normal des affaires.
Les frais généraux et administratifs sont ceux qui sont liés aux coûts quotidiens de gestion d’une entreprise et peuvent varier en fonction du secteur ou de l’entreprise individuelle.
Exemples de frais généraux et administratifs (G&A)
Les frais généraux et administratifs (G&A) comprennent par exemple le loyer des bâtiments, les honoraires des consultants, l’amortissement du mobilier et du matériel de bureau, les assurances, les fournitures, les abonnements et les services publics. Les salaires et les avantages sociaux de certains employés, tels que la direction de l’entreprise et les services juridiques, comptables et informatiques, sont également classés dans les frais généraux et administratifs.
Pour connaître l’ensemble des coûts liés à la gestion de certaines unités commerciales, une société peut répartir ses frais généraux et administratifs entre chaque unité commerciale en fonction d’un pourcentage des recettes, des dépenses, de la superficie ou d’une autre mesure. En tant que technique de comptabilité de gestion, l’examen de ces informations avec la direction interne permet de prendre des décisions plus éclairées sur l’expansion ou la réduction de chaque unité commerciale.
Par exemple, si la facture d’électricité totale de la société XYZ s’élève à 4 000 dollars par mois et que l’entreprise comptabilise la facture d’électricité dans les frais généraux et administratifs, elle peut répartir les coûts d’électricité entre les différents services en fonction de la superficie en pieds carrés. Supposons que l’installation de production occupe 2 000 pieds carrés, la fabrication 1 500 pieds carrés, la comptabilité 500 pieds carrés et les ventes 500 pieds carrés. La superficie totale est de 4 500 pieds carrés, donc la facture d’électricité pourrait être répartie entre chaque département comme suit : production 1 777,78 $ (2 000 / 4 500 * 4 000 $), fabrication 1 333,33 $ (1 500 / 4 500 * 4 000 $), et comptabilité et ventes reçoivent toutes deux 444,44 $ (500 / 4 500 * 4 000 $).