Qu’est-ce qu’une dépense prépayée ?
Une charge payée d’avance est un type d’actif figurant au bilan qui résulte du fait qu’une entreprise effectue des paiements anticipés pour des biens ou des services à recevoir dans le futur. Les charges payées d’avance sont initialement enregistrées à l’actif, mais leur valeur est passée en charges au fil du temps dans le compte de résultat. Contrairement aux dépenses classiques, l’entreprise recevra une valeur provenant des charges payées d’avance au cours de plusieurs périodes comptables.
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Comprendre les frais prépayés
Les entreprises effectuent des paiements anticipés pour des biens ou des services tels que du matériel de bureau loué ou une couverture d’assurance qui procure des avantages continus dans le temps. Les biens ou services de cette nature ne peuvent pas être passés en charges immédiatement car la dépense ne correspondrait pas à l’avantage que procure l’utilisation de l’actif au fil du temps.
Selon les principes comptables généralement reconnus (GAAP), les dépenses doivent être enregistrées dans la même période comptable que le bénéfice généré par l’actif correspondant. Par exemple, si une grande machine à copier est louée par une entreprise pour une période de 12 mois, l’entreprise bénéficie de son utilisation pendant toute la période. L’enregistrement d’un paiement anticipé effectué pour la location en tant que dépense au cours du premier mois ne permettrait pas de faire correspondre de manière adéquate les dépenses aux revenus générés par son utilisation. Par conséquent, il devrait être enregistré comme une charge payée d’avance et être imputé aux charges sur les douze mois complets.
Les écritures de journal qui reconnaissent les dépenses liées à des prépaiements enregistrés précédemment sont appelées écritures de régularisation. Elles n’enregistrent pas de nouvelles transactions commerciales mais ajustent simplement les transactions enregistrées antérieurement. Les écritures d’ajustement des charges payées d’avance sont nécessaires pour garantir que les charges sont comptabilisées dans la période au cours de laquelle elles ont été engagées.
En raison de la nature de certains biens et services, les frais payés d’avance existeront toujours. Par exemple, l’assurance est une dépense prépayée parce que le but de l’achat d’une assurance est d’acheter une protection proactive au cas où quelque chose de malheureux se produirait à l’avenir. Il est clair qu’aucune compagnie d’assurance ne vendrait une assurance couvrant un événement malheureux après coup, de sorte que les frais d’assurance doivent être payés d’avance par les entreprises.
Exemple de frais prépayés
Par exemple, supposons que la société ABC souscrive une assurance pour les 12 mois à venir. Elle paie 120 000 $ d’avance pour la police d’assurance. La société ABC comptabilisera initialement la totalité des 120 000 $ comme un débit sur l’assurance prépayée, un actif au bilan et un crédit sur l’encaisse. Chaque mois, une écriture de régularisation sera passée pour porter 10 000 $ (1/12 du montant prépayé) au compte de résultat par un crédit à l’assurance prépayée et un débit aux frais d’assurance. Le 12e mois, les derniers 10 000 $ seront entièrement dépensés et le compte prépayé sera à zéro.