Qu’est-ce que la passation de marchés ?
La passation de marché est l’acte consistant à obtenir des biens ou des services, généralement à des fins commerciales. La passation de marchés est le plus souvent associée aux entreprises parce que celles-ci doivent solliciter des services ou acheter des biens, généralement à une échelle relativement importante.
La passation de marché se réfère généralement à l’acte final d’achat, mais elle peut également inclure le processus global de passation de marché qui peut être d’une importance capitale pour les entreprises jusqu’à leur décision d’achat finale. Les entreprises peuvent se trouver des deux côtés du processus d’achat en tant qu’acheteurs ou vendeurs, bien que nous nous concentrions ici principalement sur le côté de l’entreprise qui sollicite le marché.
Points clés à retenir
- L’approvisionnement est le processus d’achat de biens ou de services et se réfère généralement aux dépenses des entreprises.
- L’approvisionnement des entreprises nécessite la préparation, la sollicitation et le traitement des paiements, ce qui implique généralement plusieurs secteurs d’une entreprise.
- Les dépenses d’approvisionnement peuvent être classées en plusieurs catégories différentes, en fonction de la demande d’approvisionnement.
- Les appels d’offres font généralement partie de la plupart des processus d’achat à grande échelle impliquant plusieurs soumissionnaires.
Comment fonctionne la passation de marchés
La gestion des processus d’achat et de passation de marchés peut nécessiter une part importante des ressources d’une entreprise. Les budgets d’achat fournissent généralement aux gestionnaires une valeur spécifique qu’ils peuvent dépenser pour se procurer les biens ou les services dont ils ont besoin. Le processus d’approvisionnement est souvent un élément clé de la stratégie d’une entreprise car la capacité à acheter certains matériaux ou services peut déterminer si les opérations seront rentables.
Dans de nombreux cas, les processus de passation de marchés seront dictés par les normes de l’entreprise, souvent centralisées par les contrôles de la division de la comptabilité des comptes fournisseurs. Le processus de passation de marchés comprend la préparation et le traitement d’une demande ainsi que la réception finale et l’approbation du paiement.
Globalement, cela peut impliquer la planification des achats, les normes, la détermination des spécifications, la recherche de fournisseurs, la sélection, le financement, la négociation des prix et le contrôle des stocks. Ainsi, de nombreuses grandes entreprises peuvent avoir besoin du soutien de quelques secteurs différents d’une entreprise pour réussir leurs achats.
Responsables des achats
Certaines entreprises peuvent même choisir d’engager un responsable des achats pour diriger ces efforts. Un responsable des achats peut superviser l’établissement de normes d’achat, travailler avec les comptes créditeurs pour assurer l’intégration des normes d’achat et un paiement efficace, et faire partie des équipes d’achat qui prennent les décisions d’achat lorsqu’il y a plusieurs offres concurrentielles.
Dans l’ensemble, les coûts des marchés publics seront intégrés dans la comptabilité financière d’une entreprise, car les marchés publics impliquent l’acquisition de biens et/ou de services pour les objectifs de recettes de l’entreprise.
Globalement, la passation de marchés peut impliquer le soutien de plusieurs secteurs d’une entreprise.
Comptabilité financière
Le traitement des achats peut être divisé et analysé sous plusieurs angles. Les entreprises et les industries auront différentes manières de gérer l’approvisionnement en coûts directs et indirects. Les entreprises de biens, par rapport aux entreprises de services, auront également des manières différentes de gérer les coûts.
Coûts directs et indirects des marchés publics
Les dépenses directes désignent tout ce qui est lié au coût des biens vendus et de la production, y compris tous les éléments qui font partie des produits finis. Pour les entreprises manufacturières, cela peut aller des matières premières aux composants et pièces. Pour les entreprises de marchandisage, cela comprendra le coût auquel les marchandises sont achetées à un grossiste pour être vendues.
Pour les entreprises de services, les coûts directs seront principalement les coûts horaires de la main-d’œuvre des employés qui fournissent les services. L’achat d’articles liés au coût des biens vendus affecte directement le bénéfice brut d’une entreprise.
En revanche, les marchés publics indirects impliquent des achats non liés à la production. Il s’agit d’achats qu’une entreprise utilise pour faciliter ses opérations. Les achats indirects peuvent concerner un large éventail d’achats, notamment des fournitures de bureau, du matériel de marketing, des campagnes publicitaires, des services de conseil, etc. Les entreprises auront généralement des budgets et des processus différents pour gérer les coûts directs par rapport aux coûts indirects.
Comptabilité des achats de biens et de services
L’approvisionnement fait partie du processus de dépenses pour tous les types d’entreprises, mais les entreprises de biens et de services comptabilisent les revenus et les coûts différemment. Ainsi, la comptabilité des biens achetés diffère également de celle des services achetés.
Les entreprises qui se concentrent sur les biens devront traiter l’achat de ces biens comme des stocks. Dans ce domaine, ces entreprises accordent une grande importance à la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises de services fournissent des services comme principale source de revenus, de sorte qu’elles ne dépendent pas nécessairement autant d’une chaîne d’approvisionnement pour leurs stocks, même si elles peuvent avoir besoin d’acheter des biens pour des services technologiques.
En général, le coût des ventes pour de nombreuses entreprises de services est basé sur le coût horaire de la main-d’œuvre des employés qui fournissent le service, de sorte que l’approvisionnement en tant que dépense directe n’est pas un facteur majeur. Toutefois, les entreprises de services ont généralement des coûts indirects relatifs plus élevés parce qu’elles traitent généralement leurs propres achats comme une dépense indirecte par le biais du marketing.
Considérations particulières
Les appels d’offres font partie de la plupart des accords commerciaux impliquant plusieurs soumissionnaires. La procédure d’appel d’offres pour les biens est généralement plus simple que pour les services. Le terme « marché public » est également utilisé pour l’achat de biens et de services au nom du gouvernement qui a ses propres processus d’appel d’offres et ses propres exigences.
Les appels d’offres pour tous les types de biens comportent généralement des propositions qui détaillent le prix unitaire, l’expédition et les conditions de livraison. L’appel d’offres pour l’acquisition de services peut être plus complexe car il peut impliquer une multitude de choses, notamment les personnes impliquées, les services technologiques, les procédures opérationnelles, le service à la clientèle, la formation, les frais de service, et plus encore.
Dans chaque cas, l’appel d’offres choisit le fournisseur avec lequel il souhaite travailler en fonction des aspects opérationnels et des coûts. Il est ensuite responsable de la comptabilisation des dépenses en fonction des biens ou services convenus. Les agences gouvernementales et les grandes entreprises peuvent choisir de lancer des appels d’offres sur une base annuelle ou programmée afin de s’assurer qu’elles continuent à entretenir les meilleures relations pour leur activité.