Qu’est-ce qu’un livre de caisse ?
Un livre de caisse est un journal financier qui contient toutes les entrées et sorties d’argent, y compris les dépôts et les retraits bancaires. Les entrées du livre de caisse sont ensuite comptabilisées dans le grand livre.
Points clés à retenir
- Un livre de caisse est une filiale du grand livre dans laquelle sont enregistrées toutes les opérations en espèces effectuées au cours d’une période.
- Le livre de caisse est enregistré par ordre chronologique, et le solde est mis à jour et vérifié en permanence.
- Il existe trois types courants de livre de caisse : à une colonne, à deux colonnes et à trois colonnes.
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Utilisation d’un livre de caisse
Un livre de caisse est établi en tant que filiale du grand livre général dans lequel toutes les transactions en espèces effectuées au cours d’une période comptable sont enregistrées par ordre chronologique. Les grandes organisations divisent généralement le livre de caisse en deux parties : le journal des décaissements, qui enregistre tous les paiements en espèces, et le journal des encaissements, qui enregistre toutes les espèces reçues par l’entreprise.
Le journal des décaissements comprendrait des éléments tels que les paiements effectués aux vendeurs pour réduire les comptes créditeurs, et le journal des encaissements comprendrait des éléments tels que les paiements effectués par les clients sur les comptes débiteurs en souffrance ou les ventes au comptant.
Livre de caisse ou compte de caisse
Un livre de caisse et un compte de caisse diffèrent à quelques égards. Un livre de caisse est un livre séparé dans lequel sont enregistrées les opérations en espèces, tandis qu’un compte de caisse est un compte dans un grand livre général. Un livre de caisse sert à la fois de journal et de grand livre, alors qu’un compte de caisse est structuré comme un grand livre. Des détails ou des explications sur la source ou l’utilisation des fonds sont nécessaires dans un livre de caisse, mais pas dans un compte de caisse.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut enregistrer des transactions en utilisant un livre de caisse au lieu d’un compte de caisse. Les soldes de caisse quotidiens sont faciles à consulter et à déterminer. Les erreurs peuvent être facilement détectées grâce à la vérification, et les entrées sont tenues à jour puisque le solde est vérifié quotidiennement. Dans le cas des comptes de trésorerie, les soldes sont généralement rapprochés à la fin du mois suivant l’émission du relevé bancaire mensuel.
Enregistrement dans un livre de caisse
Toutes les transactions du livre de caisse ont deux côtés : le débit et le crédit. Toutes les entrées d’argent liquide sont enregistrées au débit sur le côté gauche, et tous les paiements en espèces sont enregistrés par date au crédit sur le côté droit. La différence entre le côté gauche et le côté droit indique le solde des espèces en caisse, qui doit être un solde débiteur net si le flux de trésorerie est positif.
Le livre de caisse est organisé en colonnes. Il existe trois versions communes du livre de caisse : à une colonne, à deux colonnes et à trois colonnes. Le livre de caisse à une colonne ne présente que les entrées et les sorties d’argent. Le livre de caisse à double colonne indique les entrées et les sorties d’argent liquide ainsi que les détails des transactions bancaires. Le livre de caisse à trois colonnes présente tout ce qui précède, ainsi que des informations sur les remises sur achats ou ventes.
Un livre de caisse type à une seule colonne comporte les en-têtes de colonne : date, description, référence (ou numéro de folio) et montant. Ces en-têtes sont présents à la fois pour le côté gauche indiquant les recettes et pour le côté droit indiquant les paiements. La colonne date correspond à la date de la transaction.
Comme le livre de caisse est mis à jour en permanence, il sera mis à jour par ordre chronologique des transactions. Dans la colonne « description », le comptable rédige une brève description ou narration de l’opération. Dans la colonne référence ou folio du livre, le comptable saisit le numéro de compte du compte du grand livre correspondant. Le montant de la transaction est enregistré dans la dernière colonne.