Formulaire W-2 : comprendre votre formulaire W-2

Qu’est-ce que le formulaire W-2 ?

Un formulaire W-2, également appelé « Wage and Tax Statement », est le document qu’un employeur doit envoyer à chaque employé et à l’Internal Revenue Service (IRS) à la fin de l’année. Le formulaire W-2 indique le salaire annuel de l’employé et le montant des impôts retenus sur son salaire. Un employé W-2 est une personne dont l’employeur prélève des impôts sur son salaire et soumet ces informations au gouvernement. 

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À quoi sert le formulaire W-2 ?

Un employeur est légalement tenu d’envoyer un formulaire W-2 à chaque employé à qui il verse un salaire, une rémunération ou une autre forme de compensation. Cela n’inclut pas les travailleurs contractuels ou indépendants, qui doivent remplir des déclarations d’impôts avec des formulaires différents. L’employeur doit envoyer le formulaire W-2 à l’employé au plus tard le 31 janvier de chaque année, afin que l’employé ait suffisamment de temps pour remplir sa déclaration de revenus avant la date limite (qui est le 15 avril la plupart des années).  

Les employeurs doivent également utiliser les formulaires W-2 pour déclarer les impôts de la loi fédérale sur les cotisations d’assurance (FICA) pour leurs employés tout au long de l’année. Avant la fin du mois de janvier, les employeurs doivent déposer, pour l’année précédente, le formulaire W-2, ainsi que le formulaire W-3, pour chaque employé, auprès de l’Administration de la sécurité sociale (SSA). La SSA utilise les informations figurant sur ces formulaires pour calculer les prestations de sécurité sociale auxquelles chaque travailleur a droit. 

Les documents fiscaux sont déposés pour l’année précédente. Par exemple, si vous recevez un formulaire W-2 en janvier 2020, il reflète vos revenus pour 2019.

Points clés à retenir

• Les formulaires W-2 reflètent les revenus gagnés au cours de l’année précédente.
• Les employeurs utilisent les formulaires W-2 pour déclarer les impôts de la FICA pour leurs employés.
• L’IRS utilise les formulaires W-2 pour suivre l’obligation fiscale de l’employé.

Quelles sont les informations incluses dans un formulaire W-2 ?

Tous les W-2 ont les mêmes champs, quel que soit l’employeur. Les formulaires W-2 sont divisés en sections d’État et fédérales puisque les employés doivent déclarer leurs impôts aux deux niveaux. Certains champs fournissent des informations sur l’employeur, notamment le numéro d’identification de l’employeur (EIN) de l’entreprise (fédéral) et le numéro d’identification de l’employeur au niveau de l’État. Les autres champs portent essentiellement sur les détails des revenus de l’employé pour l’année précédente. 

En général, vous recevrez un W-2 d’un employeur si vous avez gagné au moins 600 $ au cours d’une année donnée.

Le salaire total de l’employé provenant de l’employeur pour l’année est bien sûr inclus, ainsi que le montant retenu en impôts sur les chèques de paie de l’employé, séparé en retenue pour l’impôt fédéral sur le revenu, l’impôt de sécurité sociale et autres. Si l’employé travaille également pour les pourboires, un champ indique le montant des pourboires que l’employé a gagné pour l’année. 

Lorsque l’employé déclare ses impôts, le montant de l’impôt retenu selon le formulaire W-2 est déduit de son obligation fiscale. Si le montant de l’impôt retenu est supérieur à celui que l’employé doit, il peut recevoir un remboursement. L’IRS utilise également le formulaire W-2 pour suivre le revenu et l’obligation fiscale d’un employé. Si le revenu déclaré sur les impôts d’un employé ne correspond pas au revenu déclaré sur le formulaire W-2, l’IRS peut procéder à un audit du contribuable. Toutefois, les contribuables sont tenus de déclarer tous les salaires, traitements et pourboires, même si ces revenus ne sont pas déclarés sur un formulaire W-2.

Comment lire un formulaire W-2

Les formulaires W-2 comportent des cases numérotées et des cases alphabétiques que l’employeur doit remplir et qui indiquent le montant de vos revenus et les impôts retenus.

Cases A à F

Les cases lettrées d’un W-2 comprennent votre nom et votre adresse ainsi que ceux de votre employeur, votre numéro de sécurité sociale et le numéro EIN et le numéro d’identification de l’État de votre employeur. 

Cases 1 et 2

L’encadré 1 indique votre revenu imposable, y compris les salaires, les traitements, les pourboires et les primes, tandis que l’encadré 2 indique le montant de l’impôt fédéral sur le revenu que votre employeur a retenu sur votre salaire. 

Cases 3 et 4

La case 3 indique la part de vos revenus qui était soumise à l’impôt de sécurité sociale et la case 4 le montant de l’impôt de sécurité sociale qui a été retenu. 

Cases 5 et 6

La case 5 indique la part de votre salaire qui est soumise à l’impôt de l’assurance maladie et la case 6 le montant qui a été retenu. La part de l’employé dans la taxe Medicare est de 1,45 %. 

Cases 7 et 8

Si une partie de votre salaire est versée sous forme de pourboires, ces cases indiquent le montant que vous avez déclaré en pourboires (case 7) et le montant que votre employeur a déclaré en pourboires qu’il vous a versé (case 8). 

Encadré 9

Cette case a été utilisée pour refléter un avantage fiscal aujourd’hui disparu, elle est donc laissée vide. 

Encadré 10

La case 10 indique le montant des prestations de soins aux personnes à charge (le cas échéant) que vous avez reçu de votre employeur. 

Encadré 11

Cet encadré indique le montant de la rémunération différée qu’un employé a reçu de son employeur dans le cadre d’un régime non qualifié. 

Encadré 12

La case 12 détaille les autres types de compensation ou de réduction de votre revenu imposable et un code à une ou deux lettres correspondant à chacun. Il peut s’agir, par exemple, de cotisations à un régime 401(k). Les codes sont détaillés dans les instructions W-2 de l’IRS. 

Encadré 13

Cette case comporte trois sous-cases destinées à déclarer les rémunérations qui ne sont pas soumises à la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, si vous avez participé à un plan de retraite de l’employeur ou si vous avez reçu des indemnités de maladie par l’intermédiaire d’un tiers, comme une police d’assurance. 

Encadré 14

La case 14 permet à l’employeur de déclarer toute autre information fiscale supplémentaire qui pourrait ne pas correspondre aux autres sections du formulaire W-2. Quelques exemples sont les taxes d’assurance invalidité de l’État retenues à la source et les cotisations syndicales. 

Boîtes 15-20

Les six dernières cases d’un W-2 concernent toutes les taxes d’État et locales, y compris la part de votre salaire qui est soumise à ces taxes et le montant qui a été retenu. 

Toutes les copies du formulaire W-2 sont disponibles sur le site web de l’IRS. 

Documents fiscaux connexes

Le formulaire W-4 est un formulaire que les particuliers remplissent à des fins de retenue ; l’employeur utilise ses informations pour déterminer le montant de l’impôt à retenir sur les chèques de paie des employés. Les employés sous contrat doivent remplir le formulaire W-9 lorsqu’ils commencent à travailler pour une entreprise. S’ils effectuent pour l’entreprise un travail d’une valeur de 600 dollars ou plus au cours d’une année, l’entreprise délivre un formulaire 1099 indiquant les gains et les retenues effectuées. 

Les étudiants reçoivent un relevé 1098-E pour toute année au cours de laquelle ils ont payé des intérêts sur un prêt étudiant fédéral. Les étudiants reçoivent également un relevé 1098-T indiquant les frais de scolarité des collèges qui pourraient donner droit à des déductions ou à des crédits d’impôt.