Le cycle de comptabilité en huit étapes est important à connaître pour tous les types de comptables. Il décompose tout le processus des responsabilités d’un comptable en huit étapes de base. Nombre de ces étapes sont souvent automatisées par des logiciels de comptabilité et des programmes technologiques. Cependant, la connaissance et l’utilisation manuelle de ces étapes peuvent être essentielles pour les comptables de petites entreprises qui travaillent sur les livres avec un minimum de soutien technique.
Qu’est-ce que le cycle comptable ?
Le cycle de comptabilité est un processus de base en huit étapes qui permet d’accomplir les tâches comptables d’une entreprise. Il fournit un guide clair pour l’enregistrement, l’analyse et le rapport final des activités financières d’une entreprise.
Le cycle comptable est utilisé de manière exhaustive sur une période de rapport complète. Ainsi, le fait de rester organisé pendant toute la durée du processus peut être un élément clé qui contribue à maintenir l’efficacité globale. Les périodes du cycle comptable varient en fonction des besoins en matière de rapports. La plupart des entreprises cherchent à analyser leurs performances sur une base mensuelle, bien que certaines puissent se concentrer davantage sur les résultats trimestriels ou annuels.
Quoi qu’il en soit, la plupart des comptables auront une connaissance de la situation financière de l’entreprise au jour le jour. Dans l’ensemble, il est important de déterminer le temps nécessaire à chaque cycle comptable, car cela permet de fixer des dates précises d’ouverture et de clôture. Une fois qu’un cycle comptable se termine, un nouveau cycle commence, ce qui relance le processus comptable en huit étapes.
Points clés à retenir
- Le cycle comptable est un processus conçu pour faciliter la comptabilité financière des activités des entreprises pour les propriétaires d’entreprises.
- Un cycle comptable comporte généralement huit étapes.
- La clôture du cycle comptable permet aux propriétaires d’entreprises de disposer d’un rapport complet sur les performances financières, qui est utilisé pour analyser l’entreprise.
Comprendre le cycle comptable en huit étapes
Le cycle comptable en huit étapes commence par l’enregistrement individuel de chaque transaction de l’entreprise et se termine par un rapport complet des activités de l’entreprise pour la durée du cycle désigné. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour automatiser le cycle comptable. Cela permet aux comptables de programmer les dates du cycle et de recevoir des rapports automatisés.
Selon le système de chaque entreprise, une automatisation plus ou moins technique peut être utilisée. En règle générale, la comptabilité implique un certain soutien technique, mais un comptable peut être amené à intervenir dans le cycle comptable à différents moments.
Chaque entreprise devra généralement modifier le cycle comptable en huit étapes de certaines manières afin de l’adapter à son modèle d’entreprise et à ses procédures comptables. Les modifications apportées à la comptabilité d’exercice par rapport à la comptabilité de caisse constituent généralement une préoccupation majeure.
Les entreprises peuvent également choisir entre la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double. La comptabilité en partie double est requise pour les sociétés qui établissent les trois principaux états financiers, à savoir le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie.
Les 8 étapes du cycle comptable
Les huit étapes du cycle comptable sont les suivantes :
Étape 1 : Identification des transactions
La première étape du cycle comptable consiste à identifier les transactions. Les entreprises auront de nombreuses transactions tout au long du cycle comptable. Chacune d’entre elles doit être correctement enregistrée dans les livres de l’entreprise.
La tenue de registres est essentielle pour l’enregistrement de tous les types de transactions. De nombreuses entreprises utiliseront une technologie de point de vente liée à leurs livres pour enregistrer les transactions de vente. Au-delà des ventes, il existe également des dépenses qui peuvent être de plusieurs types.
Étape 2 : Enregistrer les transactions dans un journal
La deuxième étape du cycle est la création d’écritures de journal pour chaque transaction. La technologie des points de vente peut aider à combiner les étapes 1 et 2, mais les entreprises doivent également suivre leurs dépenses. Le choix entre la comptabilité d’exercice et la comptabilité de caisse dictera le moment où les transactions seront officiellement enregistrées. Gardez à l’esprit que la comptabilité d’exercice exige le rapprochement des recettes et des dépenses, de sorte que les deux doivent être comptabilisées au moment de la vente.
La comptabilité de caisse exige que les transactions soient enregistrées lorsque l’argent est reçu ou payé. La comptabilité en partie double nécessite l’enregistrement de deux entrées avec chaque transaction afin de gérer un bilan bien développé ainsi qu’un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie.
Avec la comptabilité en partie double, chaque transaction a un débit et un crédit égaux. La comptabilité en partie simple est comparable à la gestion d’un chéquier. Elle donne un rapport des soldes mais ne nécessite pas d’écritures multiples.
Étape 3 : Affichage
Une fois qu’une transaction est enregistrée comme une écriture de journal, elle doit être comptabilisée sur un compte dans le grand livre général. Le grand livre général fournit une ventilation de toutes les activités comptables par compte. Cela permet à un comptable de suivre les positions et les états financiers par compte. L’un des comptes les plus souvent cités dans le grand livre général est le compte de caisse qui détaille la quantité de liquidités disponibles.
Étape 4 : Balance de vérification non ajustée
À la fin de la période comptable, une balance de vérification est calculée comme quatrième étape du cycle comptable. La balance de vérification indique à l’entreprise ses soldes non ajustés dans chaque compte. La balance générale non ajustée est ensuite reportée à la cinquième étape pour être testée et analysée.
Étape 5 : Feuille de travail
L’analyse d’une fiche de travail et l’identification des entrées de correction constituent la cinquième étape du cycle. Une feuille de calcul est créée et utilisée pour s’assurer que les débits et les crédits sont égaux. S’il y a des écarts, des ajustements devront être effectués.
En plus de l’identification des erreurs, des écritures de régularisation peuvent être nécessaires pour le rapprochement des recettes et des dépenses lorsque l’on utilise la comptabilité d’exercice.
Étape 6 : Ajustement des entrées de journal
Dans la sixième étape, un comptable fait des ajustements. Les ajustements sont enregistrés sous forme d’écritures de journal si nécessaire.
Étape 7 : États financiers
Une fois que l’entreprise a effectué toutes les écritures de régularisation, elle produit ses états financiers à la septième étape. Pour la plupart des entreprises, ces états comprendront un compte de résultat, un bilan et un tableau des flux de trésorerie.
Étape 8 : Fermer les livres
Enfin, une société termine le cycle comptable à la huitième étape en clôturant ses comptes en fin de journée à la date de clôture spécifiée. Les états de clôture fournissent un rapport d’analyse des performances sur la période.
Après la clôture, le cycle comptable recommence depuis le début avec une nouvelle période de déclaration. La clôture est généralement un bon moment pour déposer les documents, planifier la prochaine période de reporting et examiner un calendrier des événements et des tâches à venir.
Le processus du cycle comptable en huit étapes facilite la comptabilité pour les comptables et les entrepreneurs occupés. Il permet de ne plus avoir à deviner comment gérer les activités comptables. Il permet également de garantir la cohérence, l’exactitude et l’efficacité de l’analyse des performances financières.