La comptabilité en partie double est le concept selon lequel chaque opération comptable a un double impact sur les finances d’une entreprise. Le grand livre est l’enregistrement des deux côtés de chaque transaction.
- La comptabilité en partie double indique que chaque opération comptable a deux côtés.
- Le grand livre est un enregistrement des deux côtés de la transaction – un débit et un crédit.
Si une entreprise vend un produit, son chiffre d’affaires augmente et ses liquidités augmentent d’un montant équivalent. Lorsqu’une entreprise emprunte des fonds à un créancier, le solde de trésorerie augmente, mais le solde de la dette de l’entreprise augmente du même montant.
Le système en partie double crée un bilan composé de l’actif, du passif et des capitaux propres. Le bilan est équilibré parce que l’actif d’une entreprise sera toujours égal à son passif plus les capitaux propres. L’actif comprend tous les éléments qu’une entreprise possède, tels que les stocks, les liquidités, les machines, les bâtiments et même les éléments incorporels comme les brevets. Le passif représente tout ce que l’entreprise doit à quelqu’un d’autre, comme les comptes créditeurs à court terme appartenant aux fournisseurs ou les effets à payer à long terme dus à une banque. Les capitaux propres représentent la participation des propriétaires dans l’entreprise. Les capitaux propres peuvent comprendre toutes les contributions que les propriétaires ont apportées à l’entreprise, plus les bénéfices de l’entreprise ou moins les pertes de l’entreprise.
Chaque entrée a un côté « débit » et un côté « crédit », enregistrés dans le grand livre. Les comptes d’actifs augmentent lorsqu’ils sont débités et diminuent lorsqu’ils sont crédités. Inversement, les passifs et les capitaux propres augmentent lorsqu’ils sont crédités et diminuent lorsqu’ils sont débités. Si un actif augmente avec un débit, alors le côté crédit de l’écriture affectera soit un autre actif en le diminuant, soit un compte de passif ou de capitaux propres en l’augmentant, afin de maintenir l’équation actif = passif + capitaux propres en équilibre.
Par exemple, si Lucie ouvre une nouvelle épicerie, elle peut démarrer l’entreprise en y apportant une partie de ses propres économies de 100 000 dollars. La première entrée dans le grand livre général serait un débit au comptant, augmentant les actifs de la société, et un crédit au capital, augmentant la participation de Lucie dans la société. Si Lucie achète des étagères pour 5 000 $ avec la carte de crédit de l’entreprise, l’entrée suivante dans le grand livre général serait un débit de 5 000 $ sur l’équipement, augmentant ainsi l’actif de l’entreprise, et un crédit de 5 000 $ sur la carte de crédit, augmentant ainsi le passif de l’entreprise.
Un livre auxiliaire peut être tenu pour chaque compte individuel, qui ne représentera que la moitié de l’inscription. Le grand livre général, en revanche, contient l’enregistrement des deux moitiés de l’inscription. Lorsque Lucie achète le rayonnage, le grand livre auxiliaire de l’équipement n’indiquera que la moitié de l’entrée, soit le débit de 5 000 $ à l’équipement. Le sous-grand livre des cartes de crédit à payer comprendra un enregistrement de l’autre moitié de l’entrée, soit un crédit de 5 000 $. Deux lignes sont ajoutées au grand livre général, indiquant à la fois le débit et le crédit de 5 000 $ chacun.
Selon le Wall Street Journal, l’utilisation précoce du système de double entrée a été documentée par Luca Pacioli au 15ème siècle. Dans les années 1400, les comptables utilisaient le papier et le crayon pour tenir leurs comptes, en gardant minutieusement la trace de chaque double entrée.
Les comptables d’aujourd’hui n’utilisent généralement pas de livre de grand livre physique ; cependant, les logiciels de comptabilité modernes utilisent le même concept sous-jacent qui consiste à passer deux écritures dans le grand livre pour chaque transaction.